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Zur Umsetzung der Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV) wurden Informationen zum Ablauf und zu Art und Umfang der Datenlieferungen auf der Internetseite des InEK veröffentlicht.

Häufig auftretende Fragen zur Umsetzung haben wir Ihnen im Folgenden zusammengestellt (*):

(Stand: 25.10.2018)

1. Fristen / Einwände

Frage 1.1: Bis wann müssen wir die geforderten Angaben an das InEK übermitteln?

Antwort: Die nach § 5 PpUGV geforderten Angaben Ihres Hauses müssen Sie bis spätestens 15.12.2018 an das InEK übermitteln.

Frage 1.2: Im Anschreiben des InEK wurden Leistungsbereiche auf der Grundlage der Indikatoren-DRGs ausgewiesen. Wir können das Ermittlungsergebnis des InEK allerdings nicht nachvollziehen – nach unserer Auffassung überschreitet unser Krankenhaus die 40%-Schwelle nicht. Was ist zu tun?

Antwort: Die für die Berechnung verwendeten Daten sind in dem Anschreiben aggregiert aufgeführt. Wenn Sie die Daten auf Basis der von Ihrem Krankenhaus übermittelten Daten gem. § 21 KHEntgG für das Datenjahr 2017 nicht nachvollziehen können, senden Sie bitte einen schriftlichen Einwand bis zum 30.11.2018 an die im Anschreiben genannte Adresse. Bitte begründen Sie Ihren Einwand so, dass wir Ihren Einwand nachvollziehen können. Wir werden Ihre Angaben anschließend überprüfen und Ihnen das Ergebnis unserer Überprüfung bis zum 15.12.2018 mitteilen.

Frage 1.3: Bis wann müssen wir den/die Bevollmächtigten für mein Krankenhaus benennen?

Antwort: Für die Benennung des/der Bevollmächtigten wurde keine formale Frist gesetzt. Bitte bedenken Sie jedoch, dass eine frühzeitige Beschäftigung mit der Datenübermittlung vorteilhaft ist, um ausreichend Zeit zu haben ggf. auftretende Fragen innerhalb der in der PpUGV genannten Fristen klären zu können. Sie müssen einen ggf. auftretenden Einwand bis zum 30.11.2018 schriftlich an das InEK senden. Die Datenübermittlung zu den nach § 5 PpUGV geforderten Angaben muss bis zum 15.12.2018 abgeschlossen sein.

2. Bevollmächtigung

Frage 2.1: Wir haben ein Anschreiben mit Ermittlungsergebnissen nach der PpUGV vom InEK erhalten. Der angeschriebene Geschäftsführer ist jedoch nicht mehr für unser Krankenhaus tätig. Was ist zu tun?

Antwort: Bitte reichen Sie das Anschreiben an den aktuellen Geschäftsführer weiter und teilen Sie die Änderung dem InEK formlos (per E-Mail an PPUGV-Umsetzung@inek-drg.de) mit.

Frage 2.2: Kann ich den Musterbrief auf unserem Briefpapier ausdrucken?

Antwort: Der Musterbrief wird als bearbeitbares Word-Dokument bereitgestellt. Sie können entweder den Textkörper in Ihre Dateivorlagen übernehmen und die erforderlichen Angaben dann dort eintragen oder den Musterbrief ausfüllen (bitte Absenderdaten in der Kopfzeile nicht vergessen!) und - mit Stempel Ihres Krankenhauses versehen - an uns senden.

Frage 2.3: Der von uns benannte Bevollmächtigte ist kurzfristig erkrankt. Wir müssen einen anderen Mitarbeiter unseres Hauses bevollmächtigen. Wie müssen wir vorgehen?

Antwort: Bitte senden Sie uns den ausgefüllten und unterschriebenen Musterbrief mit der Änderung zu. Bitte kreuzen Sie im Musterbrief in diesem Fall das Feld „Änderungsmeldung“ an. Der neue Mitarbeiter muss sich im InEK-Datenportal registrieren und kann nach Eingang des Musterbriefes für die Datenübermittlung freigeschaltet werden.

Frage 2.4: Wir haben einen Bevollmächtigten für unser Krankenhaus benannt. Kann der Bevollmächtigte einen Mitarbeiter unseres Krankenhauses, der bereits im InEK-Datenportal registriert ist, ebenfalls mit der Aufgabe der Datenabgabe für die Pflegepersonaluntergrenzen betrauen?

Antwort: Der für Ihr Krankenhaus Bevollmächtigte kann bereits im InEK-Datenportal registrierte Mitarbeiter Ihres Krankenhauses ebenfalls mit der Aufgabe der Datenabgabe nach der PpUGV betrauen. Sie können übrigens bereits mit dem Musterbrief mehr als einen Bevollmächtigten benennen.

3. Leistungsbereiche

Frage 3.1: Im Anschreiben des InEK sind auch die Leistungsbereiche Neurologie und/oder Herzchirurgie aufgeführt. Nach § 5 Abs. 3 PpUGV besteht für diese Bereiche keine Mitteilungspflicht. Müssen die geforderten Informationen zu diesen Leistungsbereichen im Datenportal eingetragen werden?

Antwort: Die Leistungsbereiche Neurologie und Herzchirurgie sind nach den Regelungen der PpUGV pflegesensitive Bereiche im Krankenhaus und finden sich daher sowohl im Anschreiben des InEK an das Krankenhaus als auch im Datenportal. Diese beiden Leistungsbereiche unterliegen allerdings nicht der Mitteilungsverpflichtung gem. § 5 Abs. 3 PpUGV. Für die Leistungsbereiche Neurologie und Herzchirurgie sind daher keine Angaben zu den Stationen an das InEK zu übermitteln (auch nicht an die örtlichen Vertragsparteien nach § 11 KHEntgG).

Frage 3.2: Wir haben in unserem Krankenhaus eine Fachabteilung Intensivmedizin und für diese Fachabteilung einen pflegesensitiven Bereich der Geriatrie, Unfallchirurgie, Kardiologie, Neurologie oder Herzchirurgie im Anschreiben genannt bekommen. Welche Angaben sind im Datenportal zu übermitteln?

Antwort: Die in § 3 PpUGV genannten Bedingungen zur Ermittlung pflegesensitiver Bereiche in Krankenhäusern sind nicht vollständig überschneidungsfrei. Wenn Ihr Krankenhaus mindestens 400 Fälle mit einem relevanten intensivmedizinischen OPS-Kode aufweist, sind aus Gründen der Vereinfachung des Meldeverfahrens für die Fachabteilung Intensivmedizin unter der Meldung zu § 3 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 PpUGV (Indikatoren-DRGs) keine Angaben übermitteln. Bitte übermitteln Sie lediglich die nach § 5 PpUGV geforderten Angaben - wie im Datenportal hinterlegt – für den pflegesensitiven Bereich Intensivmedizin. Wenn Ihr Krankenhaus weniger als 400 Fälle mit einem relevanten intensivmedizinischen OPS-Kode aufweist, sind für die im Anschreiben genannte Fachabteilung Intensivmedizin die entsprechenden Angaben hingegen unter der Meldung zu § 3 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 PpUGV (Indikatoren-DRGs) zu übermitteln.

4. Intensivmedizin

Frage 4.1: Wir haben die Intensivbetten nicht auf einer eigenständigen Station zusammengefasst. Welche Angaben sind im InEK-Datenportal zur Intensivmedizin zu übermitteln?

Antwort: Die PpUGV umfasst sämtliche Stationen, auf denen Betten als intensivmedizinische Behandlungseinheiten aufgestellt worden sind, wenn Ihr Krankenhaus für das Datenjahr 2017 mindestens 400 Fälle mit relevanten intensivmedizinischen OPS-Kodes im §-21-Datensatz übermittelt hat. Sie müssen im InEK-Datenportal alle Stationen angeben, in denen Intensivbetten aufgestellt sind. Dies gilt für alle Leistungsbereiche Ihres Krankenhauses unabhängig davon, ob diese explizit zu den in § 1 Abs. 2 PpUGV genannten Leistungsbereichen gehören. Die nach § 5 PpUGV geforderten Angaben sind für ausgewiesene Intensivstationen ebenso zu übermitteln wie für in Leistungsbereichen aufgestellte (einzelne) Intensivbetten.

Frage 4.2: Wir haben im Datenjahr 2017 weniger als 400 Fälle mit den relevanten intensivmedizinischen OPS-Kodes in den Daten nach § 21 KHEntgG übermittelt. Wir haben ab 2019 weitere Intensivbetten, so dass wir voraussichtlich zukünftig den Schwellenwert von 400 Fällen mit relevanten intensivmedizinischen OPS-Kodes überschreiten werden. Welche Angaben sind im InEK-Datenportal zur Intensivmedizin zu übermitteln?

Antwort: Wenn Sie im Datenjahr 2017 den Schwellenwert von 400 Fällen mit relevanten intensivmedizinischen OPS-Kodes nicht überschritten haben, liegt für Ihr Krankenhaus nach der PpUGV kein pflegesensitiver Bereich Intensivmedizin vor. Sie müssen im Datenportal keine Angaben zur Intensivmedizin übermitteln.

Frage 4.3: Wir haben im Datenjahr 2017 mindestens 400 Fälle mit den relevanten intensivmedizinischen OPS-Kodes in den Daten nach § 21 KHEntgG übermittelt. Unser Krankenhaus verfügt über mehrere intensivmedizinische Betten, für die wir die relevanten OPS-Kodes nicht kodieren dürfen. Sind nach § 5 PpUGV auch Angaben für diese Intensivbetten an das InEK zu übermitteln?

Antwort: Wenn Sie im Datenjahr 2017 den Schwellenwert von 400 Fällen mit relevanten intensivmedizinischen OPS-Kodes erreicht bzw. überschritten haben, müssen Sie im Datenportal Angaben zur Intensivmedizin für sämtliche Stationen, auf denen Betten als intensivmedizinische Behandlungseinheiten aufgestellt sind, übermitteln. Dies gilt unabhängig davon, ob für das einzelne (individuelle) Intensivbett die Voraussetzungen für die Kodierung der intensivmedizinischen OPS-Kodes (8-980.* und 8-98f.*) erfüllt sind.

Frage 4.4: Sind nur Angaben zu Intensivbetten, die explizit im Krankenhausplan ausgewiesen sind, zu übermitteln?

Antwort: Die nach § 5 PpUGV geforderten Angaben sind für alle Betten, die als intensivmedizinische Behandlungseinheit de facto aufgestellt worden sind, zu übermitteln. Dies gilt unabhängig davon, ob und inwieweit im Krankenhausplan Ihres Bundeslandes Intensivbetten ausgewiesen sind.

5. Stationsangabe

Frage 5.1: Wir haben unseren Fachabteilungen, die Sie uns im Anschreiben mitgeteilt haben, keine Stationen direkt zugeordnet (z. B. im Fall interdisziplinärer Stationsbelegungen). Welche Angaben müssen wir im InEK-Datenportal übermitteln?

Antwort: Wenn eine direkte Zuordnung von Stationen zu den mitgeteilten Fachabteilungen nicht möglich ist, geben Sie bitte in den vorbereiteten Tabellen im InEK-Datenportal zu den ermittelten pflegesensitiven Bereichen die Stationen an, auf denen die Patienten des entsprechenden Leistungsbereichs behandelt werden.

Frage 5.2: Sie haben für unser Krankenhaus gem. § 3 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 PpUGV (Indikatoren-DRGs) eine Fachabteilung als pflegesensitiven Bereich im Krankenhaus ermittelt. Dieser Fachabteilung sind mehrere Stationen zugeordnet. Nicht für alle der Fachabteilung zugeordneten Stationen wird das 40%-Kriterium erreicht. Welche Angaben müssen wir im InEK-Datenportal übermitteln?

Antwort: Nach den Vorgaben des § 5 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 PpUGV sind die Angaben für sämtliche der Fachabteilung zugeordneten Stationen zu übermitteln, unabhängig davon, ob für die einzelne Station das 40%-Kriterium erreicht wird.

6. Standorte

Frage 6.1: Für unser Krankenhaus mit mehreren Standorten wurden pflegesensitive Bereiche im Krankenhaus ermittelt. Die Ermittlungsergebnisse im Anschreiben sind nicht nach Standorten differenziert. Müssen wir die nach § 5 PpUGV geforderten Angaben nach Standorten differenzieren?

Antwort: Die Ermittlungsergebnisse nach § 3 PpUGV liegen für das Datenjahr 2017 nicht nach Standorten differenziert vor. Entsprechend sind im Anschreiben keine standortbezogenen Ermittlungsergebnisse enthalten. Im Datenportal sind die Ermittlungsergebnisse analog zum Anschreiben vorbereitet. Liegt in Ihrem Krankenhaus ein pflegesensitiver Bereich im Krankenhaus vor und werden Patientinnen und Patienten für den pflegesensitiven Bereich an mehr als einem Standort Ihres Krankenhauses behandelt, sind für jeden dieser Standorte nach § 5 Abs. 3 PpUGV entsprechende Standortangaben im Datenportal einzutragen. Bitte geben Sie den Standortbezug im Datenportal in einem verständlichen, nachvollziehbaren Klartext entsprechend der Vorgaben des § 2 der zwischen dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen und der Deutschen Krankenhausgesellschaft gemäß § 2a Absatz 1 des Krankenhausfinanzierungsgesetzes getroffenen Vereinbarung über die Definition von Standorten der Krankenhäuser und ihrer Ambulanzen vom 29. August 2017 an.

7. Änderungen im Krankenhaus

Frage 7.1: Wir haben nach dem Jahr 2017 mit einem anderen Krankenhaus fusioniert. Die Auswertung, die Sie uns übermittelt haben, basiert auf dem Datenjahr 2017. Wir gehen davon aus, dass die Auswertung nach § 3 PpUGV für das fusionierte Krankenhaus zu einem anderen Ergebnis gelangen würde. Was ist zu tun?

Antwort: Bitte senden Sie einen schriftlichen Einwand bis zum 30.11.2018 an die im Anschreiben genannte Adresse. Bitte begründen Sie Ihren Einwand mit der Fusion und erläutern Sie die Konstellation der nach dem Datenjahr 2017 fusionierten Krankenhäuser. Wir setzen uns hinsichtlich der nach § 5 PpUGV zu übermittelnden Angaben mit Ihnen in Verbindung.

Frage 7.2: Unser Krankenhaus wurde 2018 geschlossen bzw. unser Krankenhaus wird 2019 geschlossen. Was müssen wir dem InEK mitteilen?

Antwort: Wenn Ihr Krankenhaus 2018 geschlossen wurde oder 2019 schließt, teilen Sie uns dies bitte über einen schriftlichen Einwand mit. Bitte senden Sie den schriftlichen Einwand bis zum 30.11.2018 an die im Anschreiben genannte Adresse und erläutern Sie die Schließung.

Frage 7.3: Wir haben im Vergleich zum Datenjahr 2017 strukturelle Veränderungen in unserem Krankenhaus vorgenommen. Welche Angaben sind im Datenportal zu übermitteln?

Antwort: Bitte geben Sie im Datenportal zunächst für die bereits hinterlegten pflegesensitiven Bereiche Ihres Krankenhauses die für das Datenjahr 2017 relevanten Namen (und ggf. Standorte) an. Sie können in der untersten Rubrik „Umbenennung oder strukturelle Veränderungen (§ 5 Abs. 4 PpUGV)“ die im Vergleich zum Datenjahr 2017 geänderten Angaben eintragen und an das InEK übermitteln.

Frage 7.4: Für unser Krankenhaus mit mehreren Standorten wurden pflegesensitive Bereiche im Krankenhaus ermittelt. Die Ermittlungsergebnisse im Anschreiben basieren auf dem Datenjahr 2017. Zwischenzeitlich wurden strukturelle Veränderungen hinsichtlich der Zuordnung unserer Leistungsbereiche zu einzelnen Standorten im Vergleich zum Datenjahr 2017 durchgeführt. Was ist zu tun?

Antwort: Bitte geben Sie in den im Datenportal analog zum Anschreiben hinterlegten Tabellen zunächst die Situation im Datenjahr 2017 an. Sie können in der untersten Rubrik „Umbenennung oder strukturelle Veränderungen (§ 5 Abs. 4 PpUGV)“ die im Vergleich zum Datenjahr 2017 geänderten Angaben eintragen und an das InEK übermitteln. Dies gilt auch für standortbezogene Angaben.

8. Technische Fragen

Frage 8.1: Die gem. § 5 PpUGV geforderten Angaben sind auch an die örtlichen Vertragsparteien nach § 11 KHEntgG zu übermitteln. Müssen die Daten dafür gesondert erfasst werden? Gibt es eine Vorlage für den Versand?

Antwort: Die Daten müssen nicht gesondert erfasst werden. Nachdem Sie die Angaben im Datenportal erfasst und erfolgreich an das InEK übermittelt haben, können Sie über den Schaltknopf „Meldung exportieren (Excel)“ eine Excel-Tabelle mit den erfassten Daten herunterladen. Diese ausgefüllte Excel-Tabelle können Sie für die Übermittlung der nach § 5 PpUGV geforderten Angaben an die örtlichen Vertragsparteien nach § 11 KHEntgG verwenden.

Frage 8.2: Wie müssen wir dem InEK die nach der PpUGV geforderten Angaben übermitteln? Können wir Ihnen eine Excel-Auswertung per Mail senden?

Antwort: Die Übermittlung der von der PpUGV geforderten Angaben erfolgt ausschließlich über das InEK-Datenportal. Auf anderem Wege an das InEK gesendete Angaben können leider nicht weiter verarbeitet werden. Für die Nutzung des InEK-Datenportals ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Bitte beachten Sie, dass für die Freischaltung der Registrierung dem InEK der ausgefüllte und unterschriebene Musterbrief mit der Benennung der/des Bevollmächtigten Ihres Krankenhauses vorliegen muss (Details dazu entnehmen Sie bitte Ihrem Anschreiben).

Frage 8.3: Wir haben mehrere Angaben zu übermitteln. Können wir die bereits eingetragenen Angaben zunächst speichern und vor dem Versand an das InEK final prüfen?

Antwort: Ja, Sie können Daten eingeben und speichern, ohne diese direkt an das InEK zu übermitteln. Somit haben Sie die Möglichkeit schrittweise vorzugehen. Sie erhalten nach der Speicherung eine Mail mit der Erinnerung, dass die Übermittlung noch nicht vollständig ist. Bitte vergessen Sie nicht, innerhalb der Frist die geforderten Angaben an das InEK abschließend zu übermitteln. Nach erfolgreicher Übermittlung der geforderten Angaben erhalten Sie eine entsprechende Bestätigungsmail vom InEK.

Frage 8.4: Wir haben die Daten an das InEK übermittelt und keine Bestätigungsmail erhalten. Was ist zu tun?

Antwort: Bitte überprüfen Sie zunächst, ob Sie Ihre Daten versehentlich „nur“ gespeichert haben, ohne diese an das InEK zu übermitteln. Sollte dies der Fall sein, übermitteln Sie die Daten bitte direkt an das InEK (Button „Meldung abschließend ans InEK senden“). Sollten Sie den Button „Meldung abschließend ans InEK senden“ bereits gedrückt haben, ohne eine Bestätigungsmail vom InEK erhalten zu haben, so setzen Sie sich bitte mit dem InEK direkt in Verbindung (E-Mail: PPUGV-Umsetzung@inek-drg.de).

(*) Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für beiderlei Geschlecht.

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