Zur Umsetzung der Vorgaben des § 6a Abs. 3 Sätze 4 und 7 KHEntgG im Rahmen der Vereinbarung eines Pflegebudgets wurden Informationen zum Ablauf und zu Art und Umfang der Datenlieferungen auf der Internetseite des InEK (www.g-drg.de/Pflegebudget_2021) veröffentlicht.

(Stand: 30.06.2022)

Übersicht:

Informationen für Krankenkassen

Informationen für Krankenhäuser

1. Übermittlung der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers

2. Technische Fragen

Informationen für Krankenkassen

Die Informationen für Krankenkassen für das Vereinbarungsjahr 2020 haben auch für das Vereinbarungsjahr 2021 weiter Bestand. Die FAQ finden Sie unter https://www.g-drg.de/Pflegebudget_2020/FAQ_Pflegebudget_Vereinbarungsjahr_2020.

Informationen für Krankenhäuser

Erstmalig wurde die Vereinbarung zur „Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen“ am 09.09.2021 beschlossen sowie am 23.11.2021 nochmals in geänderter Form konsentiert. Die hier vorliegende Vereinbarung zu den „Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 28.06.2022“ ersetzt die letztgültige Vereinbarung und tritt für diese in Kraft.

1. Übermittlung der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers

FAQ 1.1: Was muss von den Krankenhausträgern übermittelt werden?

Die Bestätigung des Jahresabschlussprüfers beinhaltet gem. § 6a Ab. 3 Satz 4 KHEntgG folgende Angaben:

1. die jahresdurchschnittliche Stellenbesetzung der Pflegevollkräfte insgesamt, gegliedert nach Berufsbezeichnungen,

2. die Pflegepersonalkosten insgesamt,

3. die Überprüfung der nach den Vorgaben der Vereinbarung nach § 17b Abs. 4 Satz 2 des KHG und der Vereinbarung nach § 6a Abs. 1 Satz 1 KHEntgG, sofern diese vorliegt, im Pflegebudget

a) zu berücksichtigenden jahresdurchschnittlichen Stellenbesetzung der Pflegevollkräfte, gegliedert nach Berufsbezeichnungen, und

b) zu berücksichtigenden Pflegepersonalkosten,

4. die Überprüfung einer Aufstellung der Summe der Erlöse des Krankenhauses aus den tagesbezogenen Pflegeentgelten nach § 7 Abs. 1 Satz 1 Nummer 6a KHEntgG sowie

5. die Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel im Sinne des § 6a Abs. 1 Satz 3 KHEntgG, sofern jeweils bis zum 31. März eines Jahres ein Pflegebudget für das vorangegangene Kalenderjahr vereinbart oder von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wurde.

Die Bestätigung des Jahresabschlussprüfers hat die Vorgaben der Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG zu beachten.

Das Dokument ist bevorzugt im pdf-Format an das InEK zu übermitteln. Bildformate wie jpg, png, … sind ebenfalls möglich.

FAQ 1.2: Welche Fristen gelten für die Übersendung der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers für das Vereinbarungsjahr 2020 und 2021 an das InEK und die anderen Vertragsparteien nach § 11 Ab. 1 KHEntgG? Ist es möglich eine Fristverlängerung zu beantragen?

Die Vorlage der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers gem. § 6a Abs. 3 Satz 4 KHEntgG für das Vereinbarungsjahr 2020 und 2021 hat bis zum 31. Juli 2022 zu erfolgen.

Wenn das Pflegebudget nach dem 31. März 2022 vereinbart wurde, gelten für die Vorlage der Überprüfung der zweckentsprechenden Mittelverwendung abweichend die folgenden Regelungen:

Sofern ein Pflegebudget nach § 6a Abs. 1 Satz 1 KHEntgG zwischen 31. März 2022 und 30. Juni 2022 vereinbart oder von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wird, hat der Krankenhausträger den anderen Vertragsparteien nach § 11 Abs. 1 KHEntgG und dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus eine gesonderte Bestätigung des Jahresabschlussprüfers über die Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel im Sinne des § 6a Abs. 1 Satz 3 KHEntgG innerhalb von acht Wochen nach dem 30. Juni 2022 vorzulegen, d.h. bis zum 25. August 2022. Sofern ein Pflegebudget nach § 6a Abs. 1 Satz 1 KHEntgG nach dem 30. Juni 2022 vereinbart oder von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wird, hat der Krankenhausträger den anderen Vertragsparteien nach § 11 Abs. 1 KHEntgG und dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus eine gesonderte Bestätigung des Jahresabschlussprüfers über die Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel im Sinne des § 6a Abs. 1 Satz 3 KHEntgG innerhalb von acht Wochen nach Abschluss der Vereinbarung des Pflegebudgets oder der Festsetzung des Pflegebudgets durch die Schiedsstelle vorzulegen. Als Vereinbarungsdatum gilt die letzte Unterschrift unter der Vereinbarung des Pflegebudgets.

Fristverlängerungen über die oben genannten Fristen hinaus sind nicht möglich.

Gemäß § 2 Abs. 4 der „Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 28.06.2022“ ist aufgrund der kurzfristigen Gesetzesänderung des § 6a KHEntgG für die Vereinbarungsjahre 2020 und 2021 die sanktionsfreie Datenübermittlung bis zum 23.09.2022 möglich, sofern die Lieferung gem. „Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 09.09.2021 inkl. Änderungen vom 23.11.2021“ nicht schon hätte erfolgen müssen.

⁽¹⁾ Wenn das Pflegebudget von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wurde, gelten die Fristen entsprechend des Datums der Festsetzung des Pflegebudgets durch die Schiedsstelle.

⁽²⁾ 8 Wochen nach Inkrafttreten des Pflegebonusgesetzes

FAQ 1.3: Sind Sanktionen zu erwarten, wenn der Krankenhausträger die Bestätigung des Jahresabschlussprüfers für das Vereinbarungsjahr nicht fristgerecht vorlegt?

Krankenhausträger, welche die Bestätigung nicht fristgerecht übermitteln, haben Zahlungen an das InEK zu leisten. Dabei berechnet sich der zu leistende Abschlag wie folgt:

- Für jeden Verweildauertrag eines Krankenhausfalls im Entgeltbereich nach § 17b KHG des Vereinbarungsjahres entsteht ein Abschlag in Höhe von 1 Euro.

- Der zu leistende Abschlag beträgt dabei mindestens 20.000 Euro und höchstens 400.000 Euro.

Dabei gilt eine Datenübermittlung auch als nicht fristgerecht, wenn eine Bestätigung nach § 6a Abs. 3 Satz 4 KHEntgG für einzelne Punkte (Nummern 1 bis 5) des § 6a Abs. 3 Satz 4 KHEntgG nicht innerhalb der vorgegebenen Frist(en) übermittelt wurde und somit unvollständig ist.

Auch eine Übermittlung objektiv falscher Daten gilt als nicht fristgerechte Lieferung. Dies ist dann der Fall, wenn die Daten nach allgemeinen Prüfungsmaßstäben unrichtig sind. Dies ist insbesondere bei offenkundigen Rechenfehlern der Fall. Indiz für das Vorliegen objektiv falscher Daten ist eine nachträgliche Korrektur durch die Krankenhausträger oder die Krankenkassen. Die Einordnung einer Datenübermittlung als objektiv falsch erfolgt durch das InEK. Den Krankenhäusern wird diese Einordnung zur Stellungnahme übermittelt. Das InEK kann den Krankenhausträgern nach Einordnung zur Stellungnahme eine fünfwöchige Frist einer sanktionsfreien Lieferung zur Übermittlung einer Korrektur einräumen.

Aufgrund der kurzfristigen Gesetzesänderung durch das Pflegebonusgesetz ist für die Vereinbarungsjahre 2020 und 2021 die sanktionsfreie Datenübermittlung bis zum 23.09.2022 möglich, sofern die Lieferung gem. „Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 09.09.2021 inkl. Änderungen vom 23.11.2021“ nicht schon hätte erfolgen müssen.

FAQ 1.4: Wir haben für unser Krankenhaus für das Jahr 2021 noch kein Pflegebudget vereinbart. Müssen wir trotzdem bis zur Frist eine Bestätigung des Jahresabschlussprüfers vorlegen?

Die Vorlage der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers gem. § 6a Abs. 3 Satz 4 Nr. 1 bis 4 KHEntgG hat für das Vereinbarungsjahr 2021 bis zum 31. Juli 2022 zu erfolgen, auch wenn noch kein Pflegebudget für das Jahr 2021 vereinbart wurde.

Für die Überprüfung der zweckentsprechenden Mittelverwendung gem. § 6a Abs. 3 Satz 4 Nr. 5 KHEntgG gelten ggf. andere Vorgaben. Sofern das Pflegebudget nach dem 31. März 2022 vereinbart wurde, gelten gem. § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG die folgenden Regeln:

Sofern ein Pflegebudget nach § 6a Abs. 1 Satz 1 KHEntgG zwischen 31. März 2022 und 30. Juni 2022 vereinbart oder von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wird, hat der Krankenhausträger den anderen Vertragsparteien nach § 11 Abs. 1 KHEntgG und dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus eine gesonderte Bestätigung des Jahresabschlussprüfers über die Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel im Sinne des § 6a Abs. 1 Satz 3 KHEntgG innerhalb von acht Wochen nach dem 30. Juni 2022 vorzulegen, d.h. bis zum 25. August 2022. Sofern ein Pflegebudget nach § 6a Abs. 1 Satz 1 KHEntgG nach dem 30. Juni 2022 vereinbart oder von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wird, hat der Krankenhausträger den anderen Vertragsparteien nach § 11 Abs. 1 KHEntgG und dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus eine gesonderte Bestätigung des Jahresabschlussprüfers über die Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel im Sinne des § 6a Abs. 1 Satz 3 KHEntgG innerhalb von acht Wochen nach Abschluss der Vereinbarung des Pflegebudgets oder der Festsetzung des Pflegebudgets durch die Schiedsstelle vorzulegen. Als Vereinbarungsdatum gilt die letzte Unterschrift unter der Vereinbarung des Pflegebudgets.

FAQ 1.5: Worauf muss bei der Erstellung des Wirtschaftsprüfertestates geachtet?

Gem. Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung (4. Änderungsvereinbarung vom 09.11.2021 zur Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung vom 23.09.2019) ist für den Vereinbarungszeitraum 2021 die Anlage 5 als Bestandteil der Vereinbarung zur Übermittlung der testierten Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 4 zu verwenden.

Für die zu übermittelnden Daten sind außerdem folgende Vorgaben zu erfüllen:

1. Die übermittelten Dokumente müssen vollständig lesbar sein.
2. Zur vollständigen Übermittlung der Daten gehört auch, die in der Anlage 5 der Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG vorhandenen Summenzeilen (Zwischensumme Pflegepersonalkosten/VK, lfd. Nr. 14 und lfd. Nr. 16) auszufüllen, sofern eine Angabe erwartet wird.
3. Nicht korrekt gebildete Summen werden als objektiv falsch bewertet.
4. Die Angabe der Auszubildenden hat analog zur Übermittlung in den Anlagen 4 der Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG zu erfolgen.
5. Leere Zellen werden als unvollständig gewertet; es ist 0 einzutragen, wenn kein Wert vorliegt.
6. Die Werte sind mit zwei Nachkommastellen anzugeben.
7. Negative Werte innerhalb des Wirtschaftsprüfertestates werden vom InEK grundsätzlich als nicht plausibel bewertet.
8. Angaben von Kosten bzw. Vollkräften „davon im Pflegebudget“, die einen höheren Wert aufweisen als die Werte der korrespondierenden Position Kosten bzw. Vollkräfte „insgesamt“, werden vom InEK grundsätzlich als nicht plausibel gewertet.
9. Beim Eintrag von Kosten bzw. Vollkräften in bestimmten Spalten geht das InEK davon aus, dass auch ein korrespondierender Wert (bei Vollkräften bzw. Kosten) angegeben wird, sofern die Anlage 5 der Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG die Angabe eines solchen Wertes vorsieht.

2. Technische Fragen

FAQ 2.1: Ich habe keine Berechtigung zur Übermittlung der Daten. Was muss ich tun?

Die Übermittlung der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers erfolgt über das InEK-Datenportal daten.inek.org. Die Abgabe der Daten kann ein dafür zuständiger Mitarbeiter im Krankenhaus durchführen. Zur Nutzung des InEK-Datenportals ist eine einmalige Registrierung im InEK-Datenportal erforderlich. Anschließend hat der zuständige Mitarbeiter im InEK-Datenportal unter „Basisfunktionen – Stammdatenpflege“ im Reiter „Funktionen“ die Möglichkeit die Funktion „Pflegebudget“ zu beantragen und dies durch „Speichern“ zu bestätigen. Sofern ein Mitarbeiter bereits im InEK-Datenportal registriert ist, kann dieser ohne erneute Registrierung die Funktion „Pflegebudget“ beantragen. Nach Freischaltung der Funktion durch das InEK wird der Mitarbeiter per E-Mail informiert. Nach erneuter Anmeldung im InEK-Datenportal steht im „Pflege-Portal“ unter der Überschrift „Pflegebudget (§ 6a Abs. 3 KHEntgG)“ der Menüpunkt „Upload der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers“ zur Verfügung.

Wenn mehrere Personen die Möglichkeit haben sollen, die Daten einzusehen und zu übermitteln, ist ein Anwender als Funktionsbeauftragter zu benennen. Ein Funktionsbeauftragter kann dann weiteren Personen die Berechtigung zur Funktion „Pflegebudget“ erteilen. Dazu senden Sie bitte das ausgefüllte Formular zur Benennung eines Funktionsbeauftragten („Musterschreiben_Datenportal_Funktionsbeauftragter“) an das InEK. Auch hier erhält der Anwender nach Freischaltung als Funktionsbeauftragter eine Mitteilung per E-Mail.

FAQ 2.2: Wie erfolgt die Datenübermittlung an das InEK?

Den zuständigen Mitarbeitern im Krankenhaus (siehe auch FAQ 2.1) steht im InEK-Datenportal im „Pflege-Portal“ unter der Überschrift „Pflegebudget (§ 6a Abs. 3 KHEntgG)“ durch den Menüpunkt „Upload der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers“ die Möglichkeit des Uploads der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers zur Verfügung. Über den Button „Neue Meldung erstellen“ kann nach Auswahl der IK und des Vereinbarungsjahres eine Datei als Anlage ausgewählt werden und diese dann über den Button „Speichern ohne Senden“ zunächst gespeichert und anschließend über den Button „Meldung abschließend ans InEK senden“ an das InEK übermittelt werden. Über den Versand Ihrer Meldung erhalten Sie im Anschluss eine Bestätigung per E-Mail.

FAQ 2.3: Wir haben die Daten an das InEK übermittelt und keine Bestätigungsmail erhalten. Was ist zu tun?

Überprüfen Sie bitte zunächst, ob Sie Ihre Daten versehentlich „nur“ gespeichert haben, ohne diese an das InEK zu übermitteln. Sollte dies der Fall sein, übermitteln Sie die Daten bitte direkt an das InEK (Button „Meldung abschließend ans InEK senden“). Sollten Sie den Button „Meldung abschließend ans InEK senden“ bereits gedrückt haben, ohne eine Bestätigungsmail vom InEK erhalten zu haben, so setzen Sie sich bitte mit dem InEK direkt in Verbindung (E-Mail: pflegebudget@inek-drg.de). Für eine schnellere Bearbeitung Ihre Anfrage ist die Angabe Ihres Institutionskennzeichens (IK) hilfreich.

FAQ 2.4: Sind Datenlieferungen per E-Mail möglich?

Datenlieferungen sind aus Sicherheitsgründen nicht per E-Mail möglich. Nutzen Sie bitte für die Datenübermittlung das InEK-Datenportal ( daten.inek.org).