1. Fristen und Allgemeines

1.1.    Wann beginnt die Datenannahme der unterjährigen Datenlieferung gemäß § 21 Absatz 3b KHEntgG?
Der Beginn der Datenannahme ist der 27. Mai 2025, 26. September 2025 bzw. 18. Dezember 2025.
Die Datenannahme und der Korrekturzeitraum enden am 15. Juni 2025 um 24:00 Uhr (Datenlieferungszeitraum I), am 15. Oktober 2025 um 24:00 Uhr (Datenlieferungszeitraum II) bzw. am 15. Januar 2026 um 24:00 Uhr (Datenlieferungszeitraum III).
Aufgrund des zu erwartenden Volumens an Datenlieferungen zum jeweiligen Fristende raten wir dringend davon ab, eine erste Datenlieferung erst am 15.06.2025, 15.10.2025 bzw. 15.01.2026 vorzunehmen.

1.2.    Wie lange können Korrekturlieferungen übermittelt werden?
Die Korrekturphase endet am 15. Juni 2025 um 24:00 Uhr, am 15. Oktober 2025 um 24:00 Uhr bzw. am 15. Januar 2026 um 24:00 Uhr. Datenlieferungen, die erstmals nach dem 15. Juni, 15. Oktober bzw. 15. Januar eingehen, gelten als nicht übermittelt.

1.3.    Wie lange dauert es, bis eine Rückmeldung erstellt wird?
Jede Datenübermittlung erzeugt in der Regel eine Empfangsbestätigung und ein Importprotokoll. Darüber hinaus wird für die Datei Notfallstrukturen ein Fehlerprotokoll erzeugt, vorausgesetzt es wurden nicht bereits alle Daten abgewiesen. Im Regelfall wird die Empfangsbestätigung innerhalb weniger Stunden nach Eingang der Datenlieferung versendet. Soweit die Datenlieferung nicht komplett abgelehnt wurde, werden die übernommenen Dateien inhaltlich geprüft. Das Importprotokoll sowie das Fehlerprotokoll zur Datei Notfallstrukturen werden als Ergebnis dieser Prüfung zeitnah bereitgestellt.

Technische Störungen oder hohes Lieferaufkommen können die Erstellung verzögern. Wir raten Ihnen daher eine frühzeitige Datenlieferung anzustreben. So bleibt Ihnen mehr Zeit, Fehler in den Datenlieferungen zu erkennen und notwendige Korrekturlieferungen vorzunehmen.

Die Datenstelle garantiert, dass alle Krankenhäuser, die spätestens am 15.06.2025 (10:00 Uhr), 15.10.2025 (10:00 Uhr) bzw. 15.01.2026 (10:00 Uhr) die Datenlieferung gemäß § 21 Absatz 3b KHEntgG an die Datenstelle übermitteln, ein Importprotokoll über ihre Datenlieferung noch am 15.06.2025, 15.10.2025 bzw. 15.01.2026 vorliegen haben. Damit besteht die Möglichkeit ggf. noch eine Korrekturlieferung vorzunehmen.

1.4.    Wer erhält ein Import- bzw. Fehlerprotokoll?
Das Importprotokoll sowie das Fehlerprotokoll zur Datei Notfallstrukturen wird sowohl dem Absender der Datenlieferung als auch den in der Datei Info angegebenen Adressen in den Feldern „E-Mail-Adresse“ und „E-Mail-Adresse2“ im InEK Datenportal im Reiter „Dokumente“ zur Verfügung gestellt, sofern diese ein Anwenderkonto im InEK Datenportal unter dieser E-Mail-Adresse besitzen.

1.5.    Wie hoch ist die Fehlerquote und muss ich Fehler korrigieren?
Eine Toleranzgrenze ähnlich wie bei der Datenlieferung gemäß § 21 Absatz 1 KHEntgG wird auch bei den unterjährigen Datenlieferungen angewendet (1% Fehlerquote, maximal aber 100 Fälle). Der Abschlag ist von den örtlichen Vertragsparteien bei der nächstmöglichen Budgetvereinbarung zu berücksichtigen (siehe auch Ziffer 1.7 der Verfahrensbeschreibung).

Dem Blatt „2_Übersicht“ im Fehlerverfahrensbericht können Sie in der Tabelle „Gelieferte Dateien:“ in der Zeile „Fall“ entnehmen, wie viele Fälle übernommen wurden und wie viele abgewiesen wurden. Die Fehlerquote bezieht sich auf die abgewiesenen Fälle ohne die Fehlermeldung A0155.

Da der Datenstelle die Anzahl der übermittlungspflichtigen Fälle nicht bekannt ist, kann sie nicht feststellen, ob die Übermittlungspflicht im obigen Sinne verletzt wird. Dies wird vor Ort mit den Vertragsparteien nach §§ 10 und 11 KHEntgG (Vertragsparteien auf Orts- und Landesebene) geklärt.

Grundsätzlich gilt, dass jeder Fall wichtig ist und möglichst korrigiert werden sollte.

Haben Sie bitte Verständnis, dass wir keine abschließende Aussage in Bezug auf Vollständigkeit der Daten machen können.

1.6.    Wie hoch sind die Sanktionen bei Nichtlieferung?
Gemäß § 5 Absatz 1 und 2 der Vereinbarung über die Übermittlung von Daten nach § 21 KHEntgG wird für jede nicht, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig übermittelte Datenlieferung ein Abschlag in Höhe von 10 Euro je Fall fällig. Der Mindestbetrag der Sanktion beträgt jedoch 20.000 Euro je Standort eines Krankenhauses, „soweit hierdurch für das Krankenhaus keine unbillige Härte entsteht“.
Gemäß § 21 Absatz 5 KHEntgG soll das InEK „das Nähere zu den Voraussetzungen unbilliger Härtefälle“ regeln. Sobald die vorgenannte Regelung vorliegt, werden wir diese auf unserer Internetseite www.g-drg.de zur Verfügung stellen. Sehen Sie in der Zwischenzeit bitte von diesbezüglichen Anfragen an die Datenstelle ab.

1.7.    Korrekturlieferungen
Eine neue Datenlieferung innerhalb einer Datengruppe ersetzt die vorherige Datenlieferung dieser Datengruppe vollständig. Korrekturlieferungen werden in der Reihenfolge des Eingangs verarbeitet.

Wichtig ist, dass immer alle Dateien einer Datengruppe gemeinsam übermittelt werden plus die Dateien Krankenhaus und Info. Wenn z.B. die Datei Standorte korrigiert werden soll, ist diese gemeinsam mit den anderen Dateien der Datengruppe Fall zu übermitteln, d.h. mit den Dateien Fall, FAB, ICD, OPS, Entgelte, Seltene_Erkrankungen, Krankenhausstruktur_Fachabteilungen, Notfallstrukturen, ggf. LEI und Krankenhausstruktur_Leistungsgruppen und gemeinsam mit den Dateien Krankenhaus und Info.

2. Inhaltliches

2.1.    Was muss übermittelt werden?
Gemäß § 21 Absatz 3b KHEntgG sind die fallbezogenen Daten aller voll- oder teilstationären Fälle für den Datenlieferungszeitraum I, II und III für die Entgeltbereiche „DRG“ und „PSY“ sowie aller nach § 115f SGB V vergüteten Fälle (spezielle sektorengleiche Vergütung) zu übermitteln, welche innerhalb dieser Zeiträume entlassen wurden. Verwendet wird der Datensatz aus der regulären Datenlieferung gemäß § 21 Absatz 1 KHEntgG zum 31.03.2025.
Zu liefern ist ausschließlich die Datengruppe „Falldaten“ bestehend aus den Dateien

• Info.csv
• Krankenhaus.csv
• Fall.csv
• FAB.csv
• ICD.csv
• OPS.csv
• Seltene_Erkrankungen
• Entgelt.csv
• Standorte.csv
• Krankenhausstruktur_Fachabteilungen
• Krankenhausstruktur_Leistungsgruppen.csv
• Notfallstrukturen.csv

Bei einer Fusion im Übermittlungszeitraum ist auch die Datei Fusionen.csv zu übermitteln.

2.2.    Sind nicht abgerechnete und nicht vollständig kodierte Fälle zu übermitteln?
Es sind sämtliche Fälle in voll- oder teilstationärer Behandlung sowie nach § 115f SGB V vergütete Fälle mit Entlassung im jeweiligen Datenlieferungszeitraum zu übermitteln, unabhängig von der Vollständigkeit der Kodierung. Ebenfalls sind nicht abgerechnete Fälle in der Datei Entgelte im Rahmen der Datenlieferung gemäß § 21 Absatz 3b KHEntgG zu übermitteln (siehe auch Verfahrensbeschreibung Ziff. 2.1.3). Stellen Sie bitte für die Vollständigkeit Ihrer Datenlieferung sicher, dass auch Fälle mit noch nicht finaler Dokumentation ausgeleitet werden können.

2.3.    Wir haben unvollständig kodierte Fälle, die im Datenlieferungszeitraum entlassen wurden und für die noch keine Hauptdiagnose hinterlegt ist (Fehlermeldung D0001). Wie ist mit solchen Fällen umzugehen?
Für die unterjährige Datenlieferung nach § 21 Absatz 3b KHEntgG sind alle Fälle zu melden - auch die Fälle, die noch nicht vollständig kodiert wurden.
Sollten zum Zeitpunkt der Datenlieferung noch nicht alle Dokumentationen vollständig im KIS-System hinterlegt sein, ist der tagesaktuelle Stand der Dokumentation von Diagnosen und Prozeduren zu übermitteln. Falls die betroffenen Fälle bisher nur eine Aufnahmediagnose und noch keine Hauptdiagnose haben sollten, bitten wir Sie die Aufnahmediagnose als Hauptdiagnose anzugeben. Es ist wichtig, dass zu jedem Fall eine Hauptdiagnose angeben wird. Wenn ein Fall aufgrund seiner Kodierung eine andere Hauptdiagnose erhält, können Sie nach Ihrer ersten Datenlieferung noch bis zum 15.06.2025, 15.10.2025 bzw. 15.01.2026 Korrekturen vornehmen. Nach Ablauf der Fristen können keine Datensätze der unterjährigen Datenlieferung für den entsprechenden Datenlieferungszeitraum mehr korrigiert werden. Sie können aber für die nächste unterjährige Datenlieferung und die reguläre Datenlieferung des Datenjahres 2025 im kommenden Jahr diesen Fall in korrigierter Form an uns übermitteln.

2.4.    Wie wird die Anzahl an aufgestellten Betten ermittelt?
Abweichend von der Vorgabe im Datensatz gemäß § 21 Absatz 1 KHEntgG ist die Anzahl der aufgestellten Betten mit Stand zum 31.05.2025 (Datenlieferungszeitraum I), mit Stand zum 30.09.2025 (Datenlieferungszeitraum II) bzw. mit Stand zum 31.12.2025 (Datenlieferungszeitraum III) anzugeben. Die anzugebende Bettenzahl kann von der im Krankenhausplan ausgewiesenen Zahl abweichen.

2.5.    Wie wird die Anzahl Intensivbetten ermittelt?
Es sind die zum Stichtag 31.05.2025, 30.09.2025 bzw. 31.12.2025 aufgestellten Intensivbetten zu übermitteln. Was als Intensivbett zählt, kann der Endfassung zur Fortschreibung der Datensatzbeschreibung der §-21-Daten vom 25.11.2025 auf Seite 11 entnommen werden. Die Einstufung als Intensivbett orientiert sich im Wesentlichen daran, ob für das Bett die strukturellen Voraussetzungen für die Kodierung der intensivmedizinischen Komplexbehandlung bzw. für die Komplexbehandlung des Schlaganfalls erfüllt sind. Wurden wegen COVID-19 die Kapazitäten solcher Betten aufgebaut, sind diese neuen Betten mitzuzählen. Entsprechend ist für Fälle in diesen Betten in der Datei FAB.csv die Kennung Intensivbett zu setzen.

2.6.    Sind auch gesperrte Betten bzw. freigehaltene Betten anzugeben?
Zum 31.05.2025, 30.09.2025 bzw. 31.12.2025 gesperrte Betten (wenn z.B. eine Station wegen Wasserrohrbruch gesperrt ist) sind nicht zu zählen. Betten, welche z.B. für Corona-Patienten freigehalten werden, aber trotzdem grundsätzlich aufgestellt sind und zur Verfügung stehen, sind hingegen bei der Anzahl der aufgestellten Betten mit zu berücksichtigen.

2.7.    Welche Angabe ist als Erfassungszeitraum erforderlich?
Im Feld Erfassungszeitraum ist für den Datenlieferungszeitraum I der Wert ‚2025U1‘, für den Datenlieferungszeitraum II der Wert ‚2025U2‘ und für Datenlieferungszeitraum III der Wert ‚2025U3‘ anzugeben. Für die Angabe des Erfassungszeitraums ist auch Frage 3.4 zu beachten.

2.8.    Datei Notfallstrukturen
Bei Fragen zur Datei Notfallstrukturen.csv finden Sie hier Informationen dazu.

3. Technisches

3.1.    Wie sind die Daten an das InEK zu übermitteln?
Die Übermittlung der verschlüsselten Daten nach § 21 Absatz 3b KHEntgG erfolgt ausschließlich auf elektronischem Weg. Die Daten sind verschlüsselt über die Dropbox innerhalb des InEK-Datenportals zu übermitteln. Vor der Nutzung des Datenportals ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Außerdem muss die Dropbox-Funktion unter „Basisfunktionen“ – „Stammdatenpflege“ – „Funktionen“ bestätigt sein. Die Daten sind mit Hilfe des PGP (Pretty Good Privacy) Verfahrens zu verschlüsseln (siehe https://www.g-drg.de/Das_Institut/Verschluesselung). Alternativ können die Daten mit Hilfe des InEK DatenDienst verschlüsselt und übermittelt werden. Achten Sie darauf, die aktuellste Version des InEK DatenDienstes zu nutzen. Die Dateien sind im CSV-Format zu übermitteln. Eine Datenlieferung per E-Mail ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich.

3.2.    Wie kann ich das Passwort zur Anmeldung im InEK-Datenportal ändern? Ich habe das Passwort vergessen, was ist zu tun?
Wie im Handbuch zum InEK-Datenportal beschrieben, fordern Sie als registrierter Anwender ein neues Passwort an, indem Sie auf der Anmeldeseite (daten.inek.org) auf den Link „Als registrierter Anwender können Sie ein neues Kennwort anfordern.“ klicken. Nach der Passworteingabe erhalten Sie eine E-Mail zur Aktivierung des neuen Passwortes.

3.3.    Warum lässt sich der InEK-DatenDienst nicht starten?
Das Programm InEK-DatenDienst benötigt einige Voraussetzungen. Es muss eine Java-Version größer Version 8 installiert sein.
Falls in Ihrem Krankenhaus ein Proxy-Server installiert ist, muss diesem die Adresse „daten.inek.org“ bekannt gemacht werden, damit der Zugriff auf den InEK-DatenDienst nicht abgelehnt wird.
Bei sonstigen Fehlermeldungen im InEK DatenDienst besteht die Möglichkeit, die verschlüsselten Daten über das Dropbox-Verfahren im InEK Datenportal an uns zu übermitteln.

3.4.    Datenübermittlung anderer Daten im selben Zeitraum
Finden verschiedene Datenübermittlungen im selben Zeitraum statt (z.B. die Datenübermittlung gemäß § 21 Absatz 3b KHEntgG („unterjährige Datenannahme der Leistungsdaten“) und die Datenübermittlung gemäß § 21 Absatz 7 KHEntgG („Arztdaten“)), müssen die Dateien „Krankenhaus.csv“, „Standorte.csv“, „Krankenhausstruktur_Fachabteilungen.csv“, „Krankenhausstruktur_Leistungsgruppen.csv“ und ggfs. „Fusionen.csv“ auf die jeweilige Datenübermittlung angepasst übermittelt werden. Wichtig ist die korrekte Angabe des Erfassungszeitraums! Damit ist die gemeinsame Übermittlung verschiedener Erfassungszeiträume in einer Datenlieferung ausgeschlossen. Für die Angabe des Erfassungszeitraums ist auch Frage 2.7 zu beachten.

(*) Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.