FAQ zur unterjährigen Datenlieferung gem. § 21 Abs. 3b KHEntgG
(Stand 03.05.2022)

1.    Wann beginnt die Datenannahme der unterjährigen Datenlieferung gem. § 21 Abs. 3b KHEntgG?
Der Beginn der Datenannahme ist der 30. Mai 2022, 28. September 2022 bzw. 20. Dezember 2022.
Die Datenannahme und der Korrekturzeitraum enden am 15. Juni 2022 um 24:00 Uhr (Datenlieferungszeitraum I), am 15. Oktober 2022 um 24:00 Uhr (Datenlieferungszeitraum II) bzw. am 15. Januar 2023 um 24:00 Uhr (Datenlieferungszeitraum III).
Aufgrund des zu erwartenden Volumens an Datenlieferungen zum jeweiligen Fristende raten wir dringend davon ab, eine erste Datenlieferung erst am 15.06.2022, 15.10.2022 bzw. 15.01.2023 vorzunehmen.

2.    Wie lange können Korrekturlieferungen übermittelt werden?
Die Korrekturphase endet am 15. Juni 2022 um 24:00 Uhr, am 15. Oktober 2022 um 24:00 Uhr bzw. am 15. Januar 2023 um 24:00 Uhr. Datenlieferungen, die erstmals nach dem 15. Juni, 15. Oktober bzw. 15. Januar eingehen, gelten als nicht übermittelt.

3.    Wie hoch ist die Fehlerquote und muss ich Fehler korrigieren?
Eine Toleranzgrenze ähnlich wie bei der Datenlieferung gem. § 21 Abs. 1 KHEntgG wird auch bei den unterjährigen Datenlieferungen angewendet (1% Fehlerquote, maximal aber 100 Fälle). Der Abschlag ist von den örtlichen Vertragsparteien bei der nächstmöglichen Budgetvereinbarung zu berücksichtigen (siehe auch Ziffer 1.7 der Verfahrensbeschreibung).
Grundsätzlich gilt, dass jeder Fall wichtig ist und möglichst korrigiert werden sollte.

4.    Wie hoch sind die Sanktionen bei Nichtlieferung?
Gemäß § 5 Abs. 1 und 2 der Vereinbarung über die Übermittlung von Daten nach § 21 KHEntgG wird für jede nicht, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig übermittelte Datenlieferung ein Abschlag in Höhe von 10 Euro je Fall fällig. Der Mindestbetrag der Sanktion beträgt jedoch 20.000 Euro je Standort eines Krankenhauses, „soweit hierdurch für das Krankenhaus keine unbillige Härte entsteht“.
Gem. § 21 Abs. 5 KHEntgG soll das InEK „das Nähere zu den Voraussetzungen unbilliger Härtefälle“ regeln. Sobald die vorgenannte Regelung vorliegt, werden wir diese auf unserer Internetseite www.g-drg.de zur Verfügung stellen. Bitte sehen Sie in der Zwischenzeit von diesbezüglichen Anfragen an die Datenstelle ab.

5.    Was muss übermittelt werden?
Gemäß § 21 Abs. 3b KHEntgG sind die fallbezogenen Daten aller voll- oder teilstationären Fälle für den Datenlieferungszeitraum I, II und III für die Entgeltbereiche „DRG“ und „PSY“ zu übermitteln, welche innerhalb dieser Zeiträume entlassen wurden. Verwendet wird der Datensatz aus der regulären Datenlieferung gem. § 21 Abs. 1 KHEntgG zum 31.03.2022.
Zu liefern ist ausschließlich die Datengruppe „FALL“ bestehend aus den Dateien

• Info.CSV
• Krankenhaus.CSV
• Fall.CSV
• FAB.CSV
• ICD.CSV
• OPS.CSV
• Entgelt.CSV
• Standorte.CSV

Bei einer Fusion im Übermittlungszeitraum ist auch die Datei Fusionen.CSV zu übermitteln.

5.1.    Sind nicht abgerechnete und nicht vollständig kodierte Fälle zu übermitteln?
Es sind sämtliche Fälle in voll- oder teilstationärer Behandlung mit Entlassung im jeweiligen Datenlieferungszeitraum zu übermitteln, unabhängig von der Vollständigkeit der Kodierung. Ebenfalls ist abweichend von der regulären Datenlieferung gem. § 21 Abs. 1 KHEntgG in der Datei Entgelte im Rahmen der Datenlieferung gem. § 21 Abs. 3b KHEntgG nicht für jeden Fall ein „in Rechnung gestelltes Entgelt“ zu übermitteln (siehe auch Verfahrensbeschreibung Ziff. 3.1.3). Stellen Sie bitte für die Vollständigkeit Ihrer Datenlieferung sicher, dass auch Fälle mit noch nicht finaler Dokumentation ausgeleitet werden können.

5.2.    Wie wird die Anzahl an aufgestellten Betten ermittelt?
Abweichend von der Vorgabe im Datensatz gem. § 21 Abs. 1 KHEntgG ist die Anzahl der aufgestellten Betten mit Stand zum 31.05.2022 (Datenlieferungszeitraum I), mit Stand zum 30.09.2022 (Datenlieferungszeitraum II) bzw. mit Stand zum 31.12.2022 (Datenlieferungszeitraum III) anzugeben. Es sind nicht die Betten nach Krankenhausplan anzugeben.

5.3.    Wie wird die Anzahl Intensivbetten ermittelt?
Es sind die zum Stichtag 31.05.2022, 30.09.2022 bzw. 31.12.2022 aufgestellten Intensivbetten zu übermitteln. Was als Intensivbett zählt, kann der Datensatzbeschreibung der §-21-Daten (Seite 19) entnommen werden. Sie orientiert sich im Wesentlichen daran, ob für das Bett die strukturellen Voraussetzungen für die Kodierung der intensivmedizinischen Komplexbehandlung bzw. für die Komplexbehandlung des Schlaganfalls erfüllt sind. Wurden wegen COVID-19 die Kapazitäten solcher Betten aufgebaut, sind diese neuen Betten mitzuzählen. Entsprechend ist für Fälle in diesen Betten in der Datei FAB.CSV die Kennung Intensivbett zu setzen.

5.4.    Sind auch gesperrte Betten/für Corona freigehaltene Betten anzugeben?
Zum 31.05.2022, 30.09.2022 bzw. 31.12.2022 gesperrte Betten (wenn z.B. eine Station wegen Wasserrohrbruch gesperrt ist) sind nicht zu zählen. Betten, welche für Corona-Patienten freigehalten werden, aber trotzdem grundsätzlich aufgestellt sind und zur Verfügung stehen, sind hingegen bei der Anzahl der aufgestellten Betten mit zu berücksichtigen.

5.5  Wir haben unvollständig kodierte Fälle, die im Datenlieferungszeitraum entlassen wurden und für die noch keine Hauptdiagnose hinterlegt ist (Fehlermeldung D0001). Wie ist mit solchen Fällen umzugehen?
Für die unterjährige Datenlieferung nach § 21 Abs. 3b KHEntgG sind alle Fälle zu melden - auch die Fälle, die noch nicht vollständig kodiert wurden.
Sollten zum Zeitpunkt der Datenlieferung noch nicht alle Dokumentationen vollständig im KIS-System hinterlegt sein, ist der tagesaktuelle Stand der Dokumentation von Diagnosen und Prozeduren zu übermitteln. Falls die betroffenen Fälle bisher nur eine Aufnahmediagnose und noch keine Hauptdiagnose haben sollten, bitten wir Sie die Aufnahmediagnose als Hauptdiagnose anzugeben. Es ist wichtig, dass zu jedem Fall eine Hauptdiagnose angeben wird.
Wenn ein Fall aufgrund seiner Kodierung eine andere Hauptdiagnose erhält, können Sie nach Ihrer ersten Datenlieferung noch bis zum 15.06.2022, 15.10.2022 bzw. 15.01.2023 Korrekturen vornehmen. Nach Ablauf der Fristen können keine Datensätze der unterjährigen Datenlieferung für den entsprechenden Datenlieferungszeitraum mehr korrigiert werden. Sie können aber für die nächste unterjährige Datenlieferung und die reguläre Datenlieferung des Datenjahres 2022 im kommenden Jahr diesen Fall in korrigierter Form an uns übermitteln.

6.    Wie lange dauert es, bis eine Rückmeldung erstellt wird?
Jede Datenübermittlung erzeugt eine Empfangsbestätigung und ein Importprotokoll. Im Regelfall werden die Empfangsbestätigung innerhalb weniger Stunden und das Importprotokoll zeitnah bereitgestellt. Ein hohes Lieferaufkommen kann die Erstellung verzögern.
Die Datenstelle garantiert, dass alle Krankenhäuser, die spätestens am 15.06.2022 (10.00 Uhr), 15.10.2022 (10.00 Uhr) bzw. 15.01.2023 (10.00 Uhr) die Datenlieferung gem. § 21 Abs. 3b KHEntgG an die Datenstelle übermitteln, ein Importprotokoll über ihre Datenlieferung noch am 15.06.2022, 15.10.2022 bzw. 15.01.2023 vorliegen haben. Damit besteht die Möglichkeit ggf. noch eine Korrekturlieferung vorzunehmen.

7.    Sind Datenlieferungen per E-Mail möglich?
Datenlieferungen sind aus Sicherheitsgründen nicht per E-Mail möglich. Bitte nutzen Sie ausschließlich das Dropbox-Verfahren im InEK-Datenportal (daten.inek.org) oder den InEK-Datendienst (https://www.g-drg.de/Datenlieferung_gem._21_KHEntgG/InEK_DatenDienst).

8.    Wie kann ich das Passwort zur Anmeldung im InEK-Datenportal ändern? Ich habe das Passwort vergessen, was ist zu tun?
Wie im Handbuch zum InEK-Datenportal beschrieben, fordern Sie als registrierter Anwender ein neues Passwort an, indem Sie auf der Anmeldeseite (daten.inek.org) auf den Link „Als registrierter Anwender können Sie ein neues Kennwort anfordern.“ klicken. Nach der Passworteingabe erhalten Sie eine Mail zur Aktivierung des neuen Passwortes.

9.    Warum lässt sich der InEK-DatenDienst nicht starten?
Das Programm InEK-DatenDienst benötigt einige Voraussetzungen. Es muss eine Java-Version größer Version 6 installiert sein, also Version 7 bis Version 10.
Falls in Ihrem Haus ein Proxy-Server installiert ist, muss diesem die Adresse „daten.inek.org“ bekannt gemacht werden, damit der Zugriff auf den InEK-DatenDienst nicht abgelehnt wird.
Bei sonstigen Fehlermeldungen im InEK Datendienst besteht die Möglichkeit die Daten über das Dropbox-Verfahren im InEK Datenportal an uns zu übermitteln.