Zur Umsetzung der Vorgaben des § 6a Abs. 3 Sätze 4 und 7 KHEntgG im Rahmen der Vereinbarung eines Pflegebudgets wurden Informationen zum Ablauf und zu Art und Umfang der Datenlieferungen auf der Internetseite des InEK ( www.g-drg.de/Pflegebudget_2022) veröffentlicht.

(Stand: 21.04.2023)

Übersicht:

Informationen für Krankenkassen

Informationen für Krankenhäuser

1. Übermittlung der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers

2. Technische Fragen

Informationen für Krankenkassen

Weitere Informationen folgen.

Informationen für Krankenhäuser

Erstmalig wurde die Vereinbarung zur „Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen“ am 09.09.2021 beschlossen sowie am 23.11.2021 und 28.06.2022 nochmals in geänderter Form konsentiert. Die hier vorliegende Vereinbarung zu den „Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 20.04.2023“ ersetzt die letztgültige Vereinbarung und tritt für diese in Kraft.

1. Übermittlung der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers

FAQ 1.1: Was muss von den Krankenhausträgern übermittelt werden?

Die Bestätigung des Jahresabschlussprüfers beinhaltet gem. § 6a Ab. 3 Satz 4 KHEntgG folgende Angaben:

1. die jahresdurchschnittliche Stellenbesetzung der Pflegevollkräfte insgesamt, gegliedert nach Berufsbezeichnungen,

2. die Pflegepersonalkosten insgesamt,

3. die Überprüfung der nach den Vorgaben der Vereinbarung nach § 17b Abs. 4 Satz 2 des KHG und der Vereinbarung nach § 6a Abs. 1 Satz 1 KHEntgG, sofern diese vorliegt, im Pflegebudget

a) zu berücksichtigenden jahresdurchschnittlichen Stellenbesetzung der Pflegevollkräfte, gegliedert nach Berufsbezeichnungen, und

b) zu berücksichtigenden Pflegepersonalkosten,

4. die Überprüfung einer Aufstellung der Summe der Erlöse des Krankenhauses aus den tagesbezogenen Pflegeentgelten nach § 7 Abs. 1 Satz 1 Nummer 6a KHEntgG sowie

5. die Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel im Sinne des § 6a Abs. 1 Satz 3 KHEntgG, sofern jeweils bis zum 31. März eines Jahres ein Pflegebudget für das vorangegangene Kalenderjahr vereinbart oder von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wurde.

Die Bestätigung des Jahresabschlussprüfers hat die Vorgaben der Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG zu beachten.

Wenn das Pflegebudget 2022 nach dem 31. März 2023 vereinbart wurde, gelten gem. § 6a Abs. 3 Satz 8 KHEntgG für die Vorlage der Überprüfung der zweckentsprechenden Mittelverwendung abweichend die folgenden Regelungen:

Sofern ein Pflegebudget nach § 6a Abs. 1 Satz 1 KHEntgG nach dem 31. März 2023 vereinbart oder von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wird, hat der Krankenhausträger den anderen Vertragsparteien nach § 11 Abs. 1 KHEntgG und dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus eine gesonderte Bestätigung des Jahresabschlussprüfers über die Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel im Sinne des § 6a Abs. 1 Satz 3 KHEntgG innerhalb von acht Wochen nach Abschluss der Vereinbarung vorzulegen.

Das Dokument ist bevorzugt im pdf-Format an das InEK zu übermitteln. Bildformate wie jpg, png, … sind ebenfalls möglich.

FAQ 1.2: Welche Fristen gelten für die Übersendung der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers für das Vereinbarungsjahr 2022 an das InEK und die anderen Vertragsparteien nach § 11 Ab. 1 KHEntgG? Ist es möglich eine Fristverlängerung zu beantragen?

Die Vorlage der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers gem. § 6a Abs. 3 Satz 4 KHEntgG für das Vereinbarungsjahr 2022 hat bis zum 01. Juni 2023 zu erfolgen.

Wenn das Pflegebudget 2022 nach dem 31. März 2023 vereinbart wurde, gelten gem. § 6a Abs. 3 Satz 8 KHEntgG für die Vorlage der Überprüfung der zweckentsprechenden Mittelverwendung abweichend die folgenden Regelungen:

Sofern ein Pflegebudget nach § 6a Abs. 1 Satz 1 KHEntgG nach dem 31. März 2023 vereinbart oder von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wird, hat der Krankenhausträger den anderen Vertragsparteien nach § 11 Abs. 1 KHEntgG und dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus eine gesonderte Bestätigung des Jahresabschlussprüfers über die Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel im Sinne des § 6a Abs. 1 Satz 3 KHEntgG innerhalb von acht Wochen nach Abschluss der Vereinbarung vorzulegen.

⁽¹⁾ Wenn das Pflegebudget von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wurde, gelten die Fristen entsprechend des Datums der Festsetzung des Pflegebudgets durch die Schiedsstelle.

Fristverlängerungen über die oben genannten Fristen hinaus sind nicht möglich.

FAQ 1.3: Sind Sanktionen zu erwarten, wenn der Krankenhausträger die Bestätigung des Jahresabschlussprüfers für das Vereinbarungsjahr nicht fristgerecht vorlegt?

Krankenhausträger, welche die Bestätigung nicht fristgerecht übermitteln, haben Zahlungen an das InEK zu leisten. Dabei berechnet sich der zu leistende Abschlag wie folgt:

- Für jeden Verweildauertrag eines Krankenhausfalls im Entgeltbereich nach § 17b KHG des Vereinbarungsjahres entsteht ein Abschlag in Höhe von 1 Euro.

- Der zu leistende Abschlag beträgt dabei mindestens 20.000 Euro und höchstens 400.000 Euro.

Eine Datenübermittlung gilt gem. den Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 20.04.2023 als nicht fristgerecht erfolgt, wenn

1. keine Daten,
2.  nicht vollständige Daten oder
3. objektiv falsche Daten

innerhalb der Frist nach § 1 Abs. 3 dem InEK übermittelt worden sind.

Dabei gilt eine Datenübermittlung als nicht vollständig, wenn eine Bestätigung nach § 6a Abs. 3 Satz 4 KHEntgG für einzelne Punkte (Nummern 1 bis 5) des § 6a Abs. 3 Satz 4 KHEntgG nicht innerhalb der vorgegebenen Frist(en) übermittelt wurde und somit unvollständig ist.

 Weitere Indizien für das Vorliegen nicht vollständiger Daten sind in Anlage 1 der Festlegungen benannt. Die Einordnung einer Datenübermittlung als nicht vollständig erfolgt durch das InEK. Den Krankenhausträgern wird diese Einordnung zur Stellungnahme übermittelt. Das InEK kann den Krankenhausträgern nach Einordnung zur Stellungnahme eine vierwöchige Frist einer sanktionsfreien Lieferung zur Übermittlung einer Korrektur einräumen.

Auch eine Übermittlung objektiv falscher Daten gilt als nicht fristgerechte Lieferung. Dies ist dann der Fall, wenn die Daten nach allgemeinen Prüfungsmaßstäben unrichtig sind. Dies ist insbesondere bei offenkundigen Rechenfehlern der Fall. Die Bagatellgrenzen für rundungsbedingte Rechenfehler sind 0,2 VK bzw. 1.000 Euro. Indiz für das Vorliegen objektiv falscher Daten ist eine nachträgliche Korrektur durch die Krankenhausträger oder die Krankenkassen. Die Einordnung einer Datenübermittlung als objektiv falsch erfolgt durch das InEK. Den Krankenhäusern wird diese Einordnung zur Stellungnahme übermittelt. Das InEK kann den Krankenhausträgern nach Einordnung zur Stellungnahme eine vierwöchige Frist einer sanktionsfreien Lieferung zur Übermittlung einer Korrektur einräumen.

FAQ 1.4: Wir haben für unser Krankenhaus für das Jahr 2022 noch kein Pflegebudget vereinbart. Müssen wir trotzdem bis zur Frist eine Bestätigung des Jahresabschlussprüfers vorlegen?

Die Vorlage der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers gem. § 6a Abs. 3 Satz 4 Nr. 1 bis 4 KHEntgG hat für das Vereinbarungsjahr 2022 bis zum 01. Juni 2023 zu erfolgen, auch wenn noch kein Pflegebudget für das Jahr 2022 vereinbart wurde.

Wenn das Pflegebudget 2022 nach dem 31. März 2023 vereinbart wurde, gelten gem. § 6a Abs. 3 Satz 8 KHEntgG für die Vorlage der Überprüfung der zweckentsprechenden Mittelverwendung abweichend die folgenden Regelungen:

Sofern ein Pflegebudget nach § 6a Abs. 1 Satz 1 KHEntgG nach dem 31. März eines Jahres vereinbart oder von der Schiedsstelle nach § 13 Abs. 1 KHEntgG festgesetzt wird, hat der Krankenhausträger den anderen Vertragsparteien nach § 11 Abs. 1 KHEntgG und dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus eine gesonderte Bestätigung des Jahresabschlussprüfers über die Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel im Sinne des Absatzes 1 Satz 3 KHEntgG innerhalb von acht Wochen nach Abschluss der Vereinbarung des Pflegebudgets oder der Festsetzung des Pflegebudgets durch die Schiedsstelle vorzulegen.

Als Vereinbarungsdatum gilt die letzte Unterschrift unter der Vereinbarung des Pflegebudgets.

FAQ 1.5: Worauf muss bei der Erstellung des Wirtschaftsprüfertestates geachtet?

Gem. Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung 2022 ist für den Vereinbarungszeitraum 2022 die Anlage 5 als Bestandteil der Vereinbarung zur Übermittlung der testierten Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 4 zu verwenden.

Zudem wird mit der „1. Änderungsvereinbarung vom 27.03.2023 zur Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung 2022 vom 21.03.2022“ die bisherige Anlage 5 ersetzt. Die 1. Änderungsvereinbarung vom 27.03.2023 zur Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung 2022 tritt zum 01.05.2023 in Kraft. Die neue Anlage ist gem. der 1. Änderungsvereinbarung für alle Datenübermittlungen ab dem 15.05.2023 zu verwenden. Das InEK empfiehlt die Nutzung der neuen Anlage 5 auch bereits für Datenübermittlungen vor dem 15.05.2023.

Für die zu übermittelnden Daten sind außerdem folgende Vorgaben zu erfüllen:

1. Die übermittelten Dokumente müssen vollständig lesbar sein, ansonsten werden diese als nicht vollständig bewertet.
2. Zur vollständigen Übermittlung der Daten gehört auch, die in der Anlage 5 der Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG vorhandenen Summenzeilen (ab 2022: Lfd. Nr. 100, lfd. Nr. 14 und lfd. Nr. 16) auszufüllen, sofern eine Angabe erwartet wird. Nicht oder nicht vollständig ausgefüllte Summenzeilen werden als nicht vollständig bewertet.
3. Nicht korrekt gebildete Summen werden als objektiv falsch bewertet. Die Bagatellgrenzen für rundungsbedingte Rechenfehler betragen 0,2 VK bzw. 1.000 Euro.
4. Die Angabe der Auszubildenden hat analog zur Übermittlung in den Anlagen 4 der Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG zu erfolgen.
5. Leere Zellen werden mit dem Wert „0“ gewertet.
6. Die Werte sind mit zwei Nachkommastellen anzugeben.
7. Negative Werte innerhalb des Wirtschaftsprüfertestates werden vom InEK grundsätzlich als objektiv falsch bewertet.
8. Angaben von Kosten bzw. Vollkräften „davon im Pflegebudget“, die einen höheren Wert aufweisen als die Werte der korrespondierenden Position Kosten bzw. Vollkräfte „insgesamt“, werden vom InEK grundsätzlich als objektiv falsch gewertet.
9. Angaben von Kosten bzw. Vollkräften „davon“ in den lfd. Nrn. 7a, 10a und 11a, die einen höheren Wert aufweisen als die Werte der korrespondierenden Angaben von Kosten bzw. Vollkräften in den lfd. Nrn. 7, 10 und 11 werden vom InEK grundsätzlich als objektiv falsch bewertet.
10. Beim Eintrag von Kosten bzw. Vollkräften geht das InEK davon aus, dass auch ein korrespondierender Wert bei Vollkräften bzw. Kosten angegeben wird, sofern die Anlage 5 der Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG die Angabe eines solchen Wertes vorsieht. Ist dies nicht der Fall, werden die Daten vom InEK als objektiv falsch bewertet.

2. Technische Fragen

FAQ 2.1: Ich habe keine Berechtigung zur Übermittlung der Daten. Was muss ich tun?

Die Übermittlung der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers erfolgt über das InEK-Datenportal ( daten.inek.org ). Die Abgabe der Daten kann ein dafür zuständiger Mitarbeiter im Krankenhaus durchführen. Zur Nutzung des InEK-Datenportals ist eine einmalige Registrierung im InEK-Datenportal erforderlich. Anschließend hat der zuständige Mitarbeiter im InEK-Datenportal unter „Basisfunktionen – Stammdatenpflege“ im Reiter „Funktionen“ die Möglichkeit die Funktion „Pflegebudget“ zu beantragen und dies durch „Speichern“ zu bestätigen. Sofern ein Mitarbeiter bereits im InEK-Datenportal registriert ist, kann dieser ohne erneute Registrierung die Funktion „Pflegebudget“ beantragen. Nach Freischaltung der Funktion durch das InEK wird der Mitarbeiter per E-Mail informiert. Nach erneuter Anmeldung im InEK-Datenportal steht im „Pflege-Portal“ unter der Überschrift „Pflegebudget (§ 6a Abs. 3 KHEntgG)“ der Menüpunkt „Upload der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers“ zur Verfügung.

Wenn mehrere Personen die Möglichkeit haben sollen, die Daten einzusehen und zu übermitteln, ist ein Anwender als Funktionsbeauftragter zu benennen. Ein Funktionsbeauftragter kann dann weiteren Personen die Berechtigung zur Funktion „Pflegebudget“ erteilen. Dazu senden Sie bitte das ausgefüllte Formular zur Benennung eines Funktionsbeauftragten („ Musterschreiben Datenportal Benennung von Funktionsbeauftragte“) an das InEK. Auch hier erhält der Anwender nach Freischaltung als Funktionsbeauftragter eine Mitteilung per E-Mail.

FAQ 2.2: Wie erfolgt die Datenübermittlung an das InEK?

Den zuständigen Mitarbeitern im Krankenhaus (siehe auch FAQ 2.1) steht im InEK-Datenportal im „Pflege-Portal“ unter der Überschrift „Pflegebudget (§ 6a Abs. 3 KHEntgG)“ durch den Menüpunkt „Upload der Bestätigung des Jahresabschlussprüfers“ die Möglichkeit über den Button „Neue Meldung erstellen“ nach Auswahl der IK und des Vereinbarungsjahres eine neue Meldung zu erstellen. Nach Auswahl des Jahres wird Ihnen der Uploadbereich angezeigt.

Bevor Sie die Meldung an uns senden können müssen Sie bei der Frage „Die Bestätigung des Wirtschaftsprüfers zur zweckentsprechenden Mittelverwendung ist bereits enthalten“ noch ankreuzen, ob diese bereits enthalten ist („ja“ /“nein“). Dies ist eine grundlegende Information, so dass ein "nein" aktiv anzugeben ist. Erst wenn Sie hier "ja" oder "nein" markiert haben, werden die Buttons zum Speichern und ggf. zum Senden aktiv. Hochzuladende Datei(en) dürfen auch die Bestätigung zur zweckentsprechenden Mittelverwendung enthalten. Wenn Sie „ja“ ankreuzen ist zudem das Datum der Vereinbarung bereits einzutragen oder zu bestätigen, dass „Vereinbarung wurde noch nicht geschlossen (Datum wird nachgeliefert)“.

Unter der Überschrift „Dokument(e) inkl. Anlage 5“ können Sie die Bestätigung des Wirtschaftsprüfers, welche die Anlage 5 enthält, über den Button [Datei auswählen] hochladen. Sie können diese Datei über den Button [Speichern ohne Senden] zunächst speichern. Die Meldung erscheint dann in der „Übersicht über Ihre Daten“ in der Tabelle „In Erfassung“ und Sie können diese jederzeit ändern.

Durch Klick auf den Button [Aktuellen Stand ans InEK senden] wird die Datei an das InEK übermittelt und kann im Anschluss nicht mehr geändert werden. Über den Versand Ihrer Meldung erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail.

Haben Sie “nein“ ankreuzt („Bestätigung des Wirtschaftsprüfers zur zweckentsprechenden Mittelverwendung ist bereits enthalten“), so haben Sie nachdem Sie die „Dokument(e) inkl. Anlage 5“ gesendet haben einen weiteren Bereich „Dokument(e) zur gesonderten Bestätigung der Überprüfung der zweckentsprechenden Mittelverwendung“ innerhalb Ihrer Meldung. Dort ist ein Dokument hochzuladen, wenn die gesonderte Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel im Sinne des §6a Absatzes 1 Satz 3 KHEntgG vorliegt. Zudem ist das Datum der Vereinbarung des Pflegebudgets an der entsprechenden Stelle einzutragen.

Grundsätzliches:

Für ein Vereinbarungsjahr wird dem InEK eine Meldung übermittelt; abhängig davon, wann Ihnen die Daten (Bestätigung des Jahresabschlussprüfers inkl. Anlage 5, ggf. gesonderte Bestätigung des Jahresabschlussprüfers zur ZEMV, Vereinbarungsdatum des Pflegebudgets) zur Verfügung stehen kann diese Meldung jedoch in Teilen erfolgen. Sie wird im InEK Datenportal solange in der Tabelle „In Erfassung“ geführt, bis alle Daten vollständig vorliegen. Sobald alle Daten übermittelt wurden finden Sie Ihre Meldung in der Tabelle „Vollständig übermittelte Daten“.

Das Übermittlungsdatum der Daten gem. § 6a Abs. 3 Satz 4 Nrn. 1 bis 4 KHEntG und das Übermittlungsdatum der Überprüfung der zweckentsprechenden Mittelverwendung werden dabei, insofern zu unterschiedlichen Zeitpunkten übermittelt, separat gespeichert.

FAQ 2.3: Wir haben die Daten an das InEK übermittelt und keine Bestätigungsmail erhalten. Was ist zu tun?

Überprüfen Sie bitte zunächst, ob Sie Ihre Daten versehentlich „nur“ gespeichert haben, ohne diese an das InEK zu übermitteln. Sollte dies der Fall sein, übermitteln Sie die Daten bitte direkt an das InEK (Button „Meldung abschließend ans InEK senden“). Sollten Sie den Button „Meldung abschließend ans InEK senden“ bereits gedrückt haben, ohne eine Bestätigungsmail vom InEK erhalten zu haben, so setzen Sie sich bitte mit dem InEK direkt in Verbindung (E-Mail: pflegebudget@inek-drg.de). Für eine schnellere Bearbeitung Ihre Anfrage ist die Angabe Ihres Institutionskennzeichens (IK) hilfreich.

FAQ 2.4: Sind Datenlieferungen per E-Mail möglich?

Datenlieferungen sind aus Sicherheitsgründen nicht per E-Mail möglich. Nutzen Sie bitte für die Datenübermittlung das InEK-Datenportal ( daten.inek.org).