Mit dem Gesetz zur Weiterentwicklung der Gesundheitsversorgung wurde die unterjährige Datenübermittlungsverpflichtung im § 21 Absatz 3b KHEntgG aufgenommen:

Daher sind von allen Krankenhäusern, die der Datenübermittlungsverpflichtung gemäß § 21 KHEntgG unterliegen, zum 15.06., zum 15.10. und zum 15.01. eines jeden Jahres jeweils unterjährig Daten gemäß § 21 Absatz 3b KHEntgG zu liefern. Die Datenlieferung erfolgt zum Zwecke der Überprüfung nach § 24 des Krankenhausfinanzierungsgesetzes, zum Zweck nach § 21 Abs. 3d KHEntgG sowie für ergänzende Analysen zum Zweck der Weiterentwicklung der Entgeltsysteme.

Zu liefern sind ausschließlich die fallbezogenen Daten (Datengruppe „Falldaten“, d.h. die Dateien Fall, FAB, ICD, OPS, Entgelte, Seltene_Erkrankungen, Krankenhausstruktur_Fachabteilungen, Notfallstrukturen und Standorte und ggfs. die Dateien Fusionen und Krankenhausstruktur_Leistungsgruppen; die Dateien Info und Krankenhaus sind stets mitzusenden) der voll- oder teilstationären Fälle sowie aller nach § 115f SGB V vergüteten Fälle (spezielle sektorengleiche Vergütung) mit Entlassung im Zeitraum 01.01.2025-31.05.2025 (Datenlieferungszeitraum I zum 15.06.2025), im Zeitraum 01.01.2025-30.09.2025 (Datenlieferungszeitraum II zum 15.10.2025) bzw. im Zeitraum 01.01.2025-31.12.2025 (Datenlieferungszeitraum III zum 15.01.2026).

Dies gilt auch für Fälle mit noch nicht abschließender Dokumentation (Dateien ICD und OPS) sowie für noch nicht den Kostenträgern in Rechnung gestellter Fälle (Datei Entgelte). Nicht fallbezogene Dateien der Datenlieferung gem. § 21 Absatz 1 KHEntgG (bspw. Pflegepersonal, Ausbildung und Abrechnung sowie die Dateien der Datengruppe Arztpersonal) sind nicht zu übermitteln. Details entnehmen Sie bitte der Verfahrensbeschreibung.

Beachten Sie dazu bitte auch die Übersicht zu den Datenlieferungen.

Die Lieferung erfolgt in gewohnter Weise über das InEK-Datenportal an die Datenstelle. Nutzen Sie bitte immer die aktuellste Version des InEK Datendienstes.

Beachten Sie bitte die Fortschreibung der Datensatzbeschreibung zur Datenlieferung gem. § 21 KHEntgG vom 25.11.2024 (Stand 10.02.2025), welche hier Anwendung findet. Sie erhalten nach Übermittlung der Daten in gewohnter Weise ein Importprotokoll mit der Auflistung der in der Datenlieferung enthaltenen Auffälligkeiten/Fehler sowie ein Fehlerprotokoll zur Datei Notfallstrukturen.

Das Fehlerverfahren wird von der Datenlieferung gem. § 21 Abs. 1 KHEntgG insoweit übernommen, als dass nur eine Prüfung auf technisch korrekte Formate und auf - hinsichtlich des Datenerhebungszwecks - inhaltsverfälschende Fehler durchgeführt wird. Prüfungen der nicht zu liefernden Bestandteile der Datenlieferung werden gestrichen.

Gemäß § 5 Absatz 1 und 2 der Vereinbarung über die Übermittlung von Daten nach § 21 Absatz 4 und 5 KHEntgG wird für jede nicht, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig übermittelte Datenlieferung ein Abschlag in Höhe von 10 Euro je Fall fällig. Der Mindestbetrag der Sanktion beträgt gemäß § 21 Absatz 5 KHEntgG jedoch 20.000 Euro je Standort eines Krankenhauses, „soweit hierdurch für das Krankenhaus keine unbillige Härte entsteht“. Eine Toleranzgrenze ähnlich wie bei der Datenlieferung gem. § 21 Absatz 1 KHEntgG wird auch bei der unterjährigen Datenlieferung gem. § 21 Abs. 3b KHEntgG angewendet (1% Fehlerquote, maximal aber 100 Fälle). Der Abschlag ist von den örtlichen Vertragsparteien bei der nächstmöglichen Budgetvereinbarung zu berücksichtigen (siehe auch Ziffer 1.7 der Verfahrensbeschreibung).

Die Daten des Datenlieferungszeitraums I (entlassene voll- oder teilstationäre Fälle sowie aller nach § 115f SGB V vergüteten Fälle (spezielle sektorengleiche Vergütung) vom 01.01.2025-31.05.2025) sind bis zum 15.06.2025 (24:00 Uhr) abschließend zu übermitteln. D.h. ggf. fällige Korrekturlieferungen müssen ebenfalls bis zum 15.06.2025 (24:00 Uhr) übermittelt werden. Datenlieferungen nach dem 15.06.2025 sind auch zur Fehlerkorrektur leider nicht möglich.

Die Daten des Datenlieferungszeitraums II (entlassene voll- oder teilstationäre Fälle sowie aller nach § 115f SGB V vergüteten Fälle (spezielle sektorengleiche Vergütung) vom 01.01.2025-30.09.2025) sind bis zum 15.10.2025 (24:00 Uhr) abschließend zu übermitteln. D.h. ggf. fällige Korrekturlieferungen müssen ebenfalls bis zum 15.10.2025 (24:00 Uhr) übermittelt werden. Datenlieferungen nach dem 15.10.2025 sind auch zur Fehlerkorrektur leider nicht möglich.

Die Daten des Datenlieferungszeitraums III (entlassene voll- oder teilstationäre Fälle sowie aller nach § 115f SGB V vergüteten Fälle (spezielle sektorengleiche Vergütung) vom 01.01.2025-31.12.2025) sind bis zum 15.01.2026 (24:00 Uhr) abschließend zu übermitteln. D.h. ggf. fällige Korrekturlieferungen müssen ebenfalls bis zum 15.01.2026 (24:00 Uhr) übermittelt werden. Datenlieferungen nach dem 15.01.2026 sind auch zur Fehlerkorrektur leider nicht möglich.

Übermitteln Sie daher bitte so früh wie möglich eine Erstlieferung der Daten nach § 21 Absatz 3b KHEntgG, damit Ihnen ausreichend Zeit für eine ggf. fällige Korrektur der Daten bleibt. Aufgrund des zu erwartenden Volumens an Datenlieferungen am 15.06.2025, 15.10.2025 und am 15.01.2026 ist an diesen Tagen mit verlängerten Antwortzeiten der Datenstelle zu rechnen. Entsprechend könnte die Bereitstellung des Importprotokolls und Fehlerprotokolls durch die Datenstelle bei hohem Datenlieferungsvolumen mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Wir raten Ihnen daher in beiderseitigem Interesse dringend davon ab, eine erste Datenlieferung erst am 15.06.2025, am 15.10.2025 bzw. am 15.01.2026 vorzunehmen. Weitere wichtige Hinweise zu den Lieferfristen entnehmen Sie bitte Ziffer 1.4 der Verfahrensbeschreibung.

Zur Unterstützung der Datenlieferung gemäß § 21 Absatz 3b KHEntgG wird die Datenstelle bereits vorzeitig die Betriebsbereitschaft herstellen. Die genauen Termine entnehmen Sie bitte den FAQ oder der Verfahrensbeschreibung. Ab dann können Datenlieferungen (der dann noch unvollständigen Daten) zu Testzwecken übermittelt werden. Der InEK DatenDienst steht Ihnen dafür ab denselben Tagen zur Verfügung. So können Sie frühzeitig testen, ob die Ausleitung der Daten aus dem KIS-System für die Datenlieferung gemäß § 21 Absatz 3b KHEntgG funktioniert und im Bedarfsfall erste Schritte zur Problembehandlung einleiten.

Für die Überprüfung gemäß § 24 KHG ist eine breite Datensammlung äußerst wichtig. Stellen Sie daher bitte sicher, dass eine vollständige Übermittlung der Daten (d.h. sämtlicher Fälle in voll- und teilstationärer Behandlung sowie aller nach § 115f SGB V vergüteten Fälle (spezielle sektorengleiche Vergütung) mit Entlassung im jeweiligen Datenlieferungszeitraum) unabhängig von der Vollständigkeit der Kodierung erfolgen kann. Sollte die Ausleitung von Fällen mit einer finalen Freigabe der Dokumentation verbunden sein, stellen Sie bitte für die Vollständigkeit Ihrer Datenlieferung im jeweiligen Datenlieferungszeitraum sicher, dass auch Fälle mit noch nicht finaler Dokumentation ausgeleitet werden können. Entsprechendes gilt auch für Fälle mit noch fehlender Rechnungsstellung. Liefern Sie bitte auch Fälle, die Sie den Kostenträgern noch nicht in Rechnung gestellt haben. Diese Fälle werden ausschließlich mit einem „Null-Euro-Entgelt“ (Entgeltart „00000000“ mit einem Rechnungsbetrag von 0 Euro (Null Euro)) übermittelt. Details entnehmen Sie bitte Ziffer 2.1.3 der Verfahrensbeschreibung.

Wir haben Ihnen eine ausführliche Verfahrensbeschreibung mit den zentralen Änderungen zur regulären §-21-Datenlieferung (§ 21 Absatz 1 KHEntgG) sowie wichtigen Hinweisen zusammengestellt. Alle in der Verfahrensbeschreibung nicht als geändert genannten Aspekte zu den fallbezogenen Daten, die in der Datensatzbeschreibung zur regulären §-21-Datenlieferung aufgeführt werden, behalten ihre Gültigkeit auch für die Lieferung der Daten gemäß § 21 Absatz 3b KHEntgG.

Für die Datenlieferung gemäß § 21 Absatz 3b KHEntgG wird grundsätzlich das Fehlerverfahren aus der Datenlieferung gemäß § 21 Absatz 1 KHEntgG verwendet. Datums- und Versionsangaben sind dabei auf den aktuellen Datenlieferungszeitraum (2025) angepasst. Das Verfahren wird allerdings soweit verschlankt, dass nur noch Prüfungen auf technisch korrekte Formate und auf hinsichtlich des Datenerhebungszwecks inhaltsverfälschende Fehler durchgeführt werden. Die Übersicht über die nach der Verschlankung des Fehlerverfahrens noch aktuellen Prüfungen stellen wir Ihnen in gewohnter Weise zur Verfügung.

Beachten Sie bitte für weitergehende Informationen auch unsere FAQ zur Datenlieferung gemäß § 21 Absatz 3b KHEntgG sowie das Anwenderhandbuch des InEK-Datenportals. Bei darüber hinausgehenden Fragestellungen rund um den Datenannahmeprozess können Sie sich gerne in gewohnter Weise an die Datenstelle per E-Mail an anfragen@datenstelle.de wenden.