1.    Fristen und Allgemeines

1.1    Wann beginnt die Datenannahme der Quartalsdatenlieferung gemäß § 21 Absatz 7 KHEntgG?
Die Datenannahme beginnt im Datenjahr 2024 zu folgenden Terminen:

Beginn der Datenannahme für das 2. Quartal 2024:      25. Juni 2024
Beginn der Datenannahme für das 3. Quartal 2024:      24. September 2024
Beginn der Datenannahme für das 4. Quartal 2024:      18. Dezember 2024

1.2    Wie lange können Korrekturlieferungen übermittelt werden?
Korrekturlieferungen können bis zum letzten Tag für die fristgerechte Lieferung übermittelt werden. Dies bedeutet für das 1. Quartal bis zum 15. April, für das 2. Quartal bis zum 15. Juli, für das 3. Quartal bis zum 15. Oktober des jeweiligen Jahres und für das 4. Quartal bis zum 15. Januar des Folgejahres.
Eine Fristverlängerung über die genannten Termine hinaus ist gesetzlich nicht vorgesehen und deshalb nicht möglich.

1.3    Was muss übermittelt werden?
Gemäß § 21 Absatz 7 KHEntgG sind die in § 21 Absatz 2 Nummer 1 Buchstabe a und f KHEntgG genannten Daten an die vom InEK geführte Datenstelle über das Dropbox-Verfahren des InEK Daten-portals für jedes Kalenderquartal jeweils bis zum 15. des folgenden Monats zu übermitteln. Da die Daten gem. § 21 Absatz 7 KHEntgG ab dem Datenjahr 2024 auch Bestandteil der regulären Datenlieferung gemäß § 21 Absatz 1 KHEntgG sein werden, wurde die aktuelle §-21-Datensatzbeschreibung (Anlage zur Vereinbarung über die Übermittlung von Daten nach § 21 Abs. 4 und Abs. 5 KHEntgG) in der Version vom 03.05.2024 um die Erfassung des ärztlichen Personals ergänzt.
Zu liefern sind gem. § 21 Absatz 7 KHEntgG die Dateien Info.csv, Krankenhaus.csv, Standorte.csv, Krankenhausstruktur_Fachabteilungen.csv, Arztqualifikation_Standort.csv und Arztpersonal.csv.
Sollte im Übermittlungszeitraum eine Fusion erfolgt sein, ist auch die Datei Fusionen.csv zu übermitteln.
Da die Daten für die Veröffentlichung im Transparenzverzeichnis nach § 135d SGB V genutzt werden, stellen Sie bitte sicher, dass eine vollständige Übermittlung der Daten erfolgt.

1.4    Was ist in dem Feld Erfassungszeitraum zu übermitteln?
Gemäß § 21 Abs. 7 KHEntgG sind die Strukturdaten des Krankenhauses nach Buchstabe a und die Daten zu den Ärztinnen und Ärzten nach Buchstabe f in § 21 Abs. 2 Nr. 1 KHEntgG für das erste Quartal eines Jahres bis zum 15.04. des Jahres zu übermitteln. Dieser Zeitraum überschneidet sich mit dem Zeitraum der Datenübermittlung für die reguläre Ganzjahresmeldung nach § 21 Abs. 1 KHEntgG (bis zum 31.03. eines Jahres und daran anschließender Korrekturfrist).
Um die beiden Datenübermittlungen eindeutig zuordnen zu können, wird die Datenübermittlung im Datenfeld „Erfassungszeitraum“ konkretisiert über die Kennung „JJJJxx“. Dabei ist „JJJJ“ durch das jeweilige Datenjahr und „xx“ durch „GJ“ bzw. „Q1“ bis „Q4“ zu ersetzen. Für die Übermittlung des Datenjahres 2024 wird der Eintrag ‚2024GJ‘ für die Ganzjahresmeldung nach § 21 Abs. 1 KHEntgG verwendet. Die Einträge 2024Q2‘, ‚2024Q3‘ und ,2024Q4‘ werden bspw. für die drei Quartalsmeldungen 2024 nach § 21 Abs. 7 KHEntgG genutzt.

2.    Datei Arztpersonal und Arztqualifikation_Standort

2.1    Zu welchen Standorten ist Arztpersonal anzugeben? Unter welchem Entgeltbereich ist es anzugeben?
In den Dateien Arztqualifikation_Standort und Arztpersonal ist zu allen Standorten, die in der Datei Standorte angegeben sind und stationäre oder teilstationäre Leistungen der Entgeltbereiche ‚DRG‘ oder ‚HYB‘ (Spezielle sektorengleiche Vergütung, Hybrid-DRGs) erbringen, Arztpersonal zu übermitteln.
Bundeswehrkrankenhäuser und Krankenhäusern der gesetzlichen Unfallversicherung haben gemäß § 135d Abs. 3 Satz 5 SGB V auch Angaben zu Soldaten  bzw. zu BG-Fällen zu übermitteln. Hierzu sind die folgenden „künstlichen“ Entgeltbereiche zu verwenden:
‚BWD‘     Versorgung von Krankenhausfällen in einem Bundeswehrkrankenhaus, bei denen es sich nicht um Zivilpatienten handelt und die nicht dem Bereich der speziellen sektorengleichen Vergütung (Hybrid-DRGs) zuzuordnen wären
,BWH‘        Versorgung von Krankenhausfällen in einem Bundeswehrkrankenhaus, bei denen es sich nicht um Zivilpatienten handelt und die dem Bereich der speziellen sektorengleichen Vergütung (Hybrid-DRGs) zuzuordnen wären
,BGD‘        Versorgung von Krankenhausfällen in einem Krankenhaus der gesetzlichen Unfallversicherung, bei denen die Kosten von der gesetzlichen Unfallversicherung getragen werden und die nicht dem Bereich der speziellen sektorengleichen Vergütung (Hybrid-DRGs) zuzuordnen wären
,BGH‘        Versorgung von Krankenhausfällen in einem Krankenhaus der gesetzlichen Unfallversicherung, bei denen die Kosten von der gesetzlichen Unfallversicherung getragen werden und die dem Bereich der speziellen sektorengleichen Vergütung (Hybrid-DRGs) zuzuordnen wären
Entsprechend ist auch das ärztliche Personal zur Versorgung dieser Fälle unter Angabe der genannten Entgeltbereiche ,BWD‘, ,BWH‘, ,BGD‘ und ,BGH‘ zu übermitteln.

2.2    Was ist ärztliches Personal? Zählen Medizinstudenten im Praktischen Jahr auch zu ärztlichem Personal?
Unter ärztlichem Personal versteht man Personen, die gemäß § 2a der Bundesärzteordnung (BÄO) zum Führen der Berufsbezeichnung „Arzt“ oder „Ärztin“ befugt sind.
Medizinstudenten im Praktischen Jahr sowie sonstiges medizinisches Personal, das kein Recht zum Führen der Berufsbezeichnung „Arzt“ oder „Ärztin“ hat, zählen nicht zu ärztlichem Personal.

2.3    Wie unterscheiden sich die Angaben in der Spalte „Ärztliches Personal (insgesamt)“ zu den Angaben in der Spalte „Ärztliches Personal (unmittelbare Patientenversorgung)“?
Um ärztliches Personal in der „unmittelbaren Patientenversorgung“ von ärztlichem Personal „insgesamt“ abzugrenzen, sind u.a. folgende Aufgaben für die Angaben des ärztlichen Personals „unmittelbare Patientenversorgung“ abzugrenzen, d.h. dort sind u.a. nicht zu berücksichtigen: Externe Schulungen und Fortbildungen, Qualitätssicherung, gesetzliche Aufgaben/Beauftragungen (z. B. Arbeitsschutz-, Hygiene, Pandemiebeauftragter).
Diese Aufgaben sind in den Angaben zu „Ärztliches Personal (insgesamt)“ zu berücksichtigen. Die Liste der abzugrenzenden Aufgaben erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Werden diese Tätigkeiten anteilig ausgeführt, so sind sie entsprechend anteilig abzugrenzen.
Bitte beachten Sie, dass die Angaben in der Spalte „Ärztliches Personal (unmittelbare Patientenversorgung)“ eine Davon-Angabe von „Ärztliches Personal (insgesamt)“ ist.

2.4    Wie erfolgt die Berechnung in Vollkräfte?
Das ärztliche Personal ist in Vollkräften (VK) normiert auf 40,0 Stunden Wochenarbeitszeit anzugeben.
Die Umrechnung in Vollkräfte ergibt sich aus der vertraglichen Wochenarbeitszeit im Verhältnis zu der genormten Wochenarbeitszeit von 40,0 Stunden (vertragliche Wochenarbeitszeit /genormte Wochenarbeitszeit = x VK). Zum Beispiel würde eine Vollzeitkraft mit einer vertraglichen Wochenarbeitszeit von 42,0 Stunden mit 1,050 VK (42 Stunden/40 Stunden = 1,050 VK) in die Gesamtzahl eingehen, eine Vollzeitkraft mit einer Wochenarbeitszeit von 38,5 Stunden mit 0,963 VK (38,5 Stunden/40,0 Stunden = 0,963 VK) und eine Teilzeitkraft mit 20,0 Wochenstunden mit 0,500 VK (20,0 Stunden/40,0 Stunden = 0,500 VK). Die Angaben erfolgen mit drei Nachkommastellen; ganzzahlige Werte können ohne Nachkommastellen angegeben werden.

2.5    Was bedeutet eine quartalsweise Erfassung der Ärzte und Ärztinnen?
Es ist die Anzahl des tatsächlich im Erfassungszeitraum der quartalsweisen Datenübermittlung (siehe FAQ 1.4) beschäftigten ärztlichen Personals umgerechnet in Vollkräfte anzugeben.

Beispiel Datei Arztpersonal: Es sind 24 Ärzte und Ärztinnen zu je 40,0 Wochenstunden vertraglicher Arbeitszeit für das gesamte Jahr angestellt. Für die quartalsweise Lieferung, z.B. für das 2. Quartal (April bis Juni) sind somit in Summe 24 VK bei „Ärztliches Personal (insgesamt)“ anzugeben insofern es keine abzugrenzenden Tätigkeiten gibt.

Beispiel Datei Arztpersonal: Es sind 24 Ärzte und Ärztinnen zu je 40,0 Wochenstunden vertraglicher Arbeitszeit angestellt. Für die quartalsweise Lieferung für das 1. Quartal (Januar bis März) sind somit in Summe 24 VK bei „Ärztliches Personal (insgesamt)“ anzugeben insofern es keine abzugrenzenden Tätigkeiten gibt.
Zum 1. Mai verlässt ein Arzt das Krankenhaus. Für das 2. Quartal wird dieser Arzt nur anteilig – für einen Monat -  angegeben. Somit ist bei „Ärztliches Personal (insgesamt)“ 23,333 VK anzugeben (23 VK + 1 VK/3 = 23,333  VK).

Beispiel Datei Arztqualifikation_Standort: Ein Arzt ist über das gesamte Jahr zu 40,0 Wochenstunden vertraglicher Arbeitszeit angestellt. Für die quartalsweise Lieferung, z.B. das 3. Quartal (Juli bis September) ist der Arzt je Fachexpertise mit 1 VK bei „Ärztliches Personal (insgesamt)“ anzugeben, insofern es keine abzugrenzenden Tätigkeiten gibt.

2.6    Werden stationär und ambulant arbeitende Ärztinnen und Ärzte angegeben?
In der Datei Arztpersonal sind nur Ärztinnen und Ärzte anzugeben, die für die Behandlung von voll- und teilstationären Fällen eingesetzt werden. Werden Ärztinnen und Ärzte anteilig in ambulanten Bereichen eingesetzt, so ist dieser Anteil abzugrenzen, d.h. nicht zu übermitteln.
Ärztliches Personal, das zur Behandlung von Fällen eingesetzt wird, die der speziellen sektorengleichen Vergütung (Hybrid-DRGs) zuzuordnen sind, ist hingegen anzugeben.

2.7    Wie werden Ärztinnen und Ärzte im OP angerechnet?
Ärztliches Personal im OP wird sowohl bei der Position „Ärztliches Personal (insgesamt)“ als auch bei der Position „Ärztliches Personal (unmittelbare Patientenversorgung)“ angerechnet. Die Rüstzeit ist ebenfalls anzurechnen.

2.8    Wie sind leitende Chefärztinnen und -ärzte zu berücksichtigen?
Chefärztinnen und -ärzte können sowohl in der Position „Ärztliches Personal (insgesamt)“ als auch in der Position „Ärztliches Personal (unmittelbare Patientenversorgung)“ angerechnet werden. Administrative und organisatorische Aufgaben sowie andere Aufgaben, die nicht der unmittelbaren Patientenversorgung dienen, sind jedoch abzugrenzen (siehe FAQ 2.3).

2.9    Sind Leiharbeitnehmer/-innen in der Datei Arztpersonal zu berücksichtigen?
Ja, Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer, d.h. ärztliches Personal ohne direktes Beschäftigungsverhältnis, sind analog zu angestelltem Personal zu berücksichtigen und sind mit dem Merkmal Beschäftigungsverhältnis ‚1‘ zu kennzeichnen.

2.10    Wie sind die Facharztbezeichnungen anzugeben, wenn ein Arzt bzw. eine Ärztin mehrere abgeschlossene Facharzt-Weiterbildungen oder Zusatz-Weiterbildungen (Fachexpertise) hat?
Zur Angabe der Facharztbezeichnung (des Facharztgebietes mit ggf. der Schwerpunktkompetenz) und des Gebiets der Zusatz-Weiterbildung wird die jeweilige Bezeichnung im Sinne der Musterweiterbildungsordnung der Bundesärztekammer verwendet. Zur Vermeidung von Doppelbezeichnungen und Missverständnissen werden dabei die bereits etablierten Kürzel aus den Qualitätsberichten der Krankenhäuser verwendet, soweit sie in der Musterweiterbildungsverordnung vorkommen.

Angabe in der Datei „Arztqualifikation_Standort“:
Die Berechnung der Vollkräfte in den Datenfeldern „Ärztliches Personal (insgesamt)“, „Ärztliches Personal (unmittelbare Patientenversorgung)“ und „Belegärzte“ orientiert sich an den Vorgaben der Krankenhausstatistik. Um eine Vergleichbarkeit der Zahlen zu erreichen, wird von einer genormten Wochenarbeitszeit von 40,0 Stunden ausgegangen.
Für jede am Standort vorhandene Fachexpertise ist eine eigene Zeile anzulegen. Ärztinnen und Ärzte mit mehreren Fachexpertisen werden dabei mehrfach gezählt.

Beispiel 1:
Eine fest angestellte Ärztin mit einer Wochenarbeitszeit von 40,0 Stunden hat sowohl eine Facharzt-Weiterbildung der Allgemeinchirurgie (AQ06) als auch der Viszeralchirurgie (AQ13) sowie die Zusatz-Weiterbildungen Intensivmedizin (ZF15) und Spezielle Viszeralchirurgie (ZF49). Sie arbeitet insgesamt zu 80% in der unmittelbaren Patientenversorgung. In der Datei „Arztqualifikation_Standort“ ist sie wie folgt in vier Zeilen zu erfassen:

Beispiel 2:
Ein fest angestellter Arzt mit einer Wochenarbeitszeit von insgesamt 40,0 Stunden in der unmittelbaren Patientenversorgung arbeitet an zwei Standorten eines Krankenhauses (ein IK). Zu 60% ist er an Standort 770000001 tätig und zu 40% an Standort 77000002. Die Arbeitszeit ist anteilig auf die Standorte aufzuteilen. In der Datei „Arztqualifikation_Standort“ ist er wie folgt an den beiden Standorten zu erfassen:

Standort 1:

Standort 2:

Datei Arztpersonal:
Ärztinnen und Ärzte mit mehreren Facharzt- und Schwerpunktkompetenzen sowie Zusatz-Weiterbildungen werden in der Datei Arztpersonal anteilig nach ihren ausgeübten Tätigkeiten zugeordnet (d.h. keine Mehrfach-Zählung) und mit insgesamt maximal 1 VK (bei 40,0 Wochenstunden, bei 42,0 Wochenstunden mit entsprechend max. 1,050 VK) angegeben. Dabei sind jeweils nur die relevanten Facharzt- und Zusatz-Weiterbildungen anzugeben.

Beispiel 1: Zwei abgeschlossene Facharzt-Weiterbildungen:
Hat eine Ärztin sowohl eine abgeschlossene Facharzt-Weiterbildung der Inneren Medizin (AQ23) als auch eine abgeschlossene Facharzt-Weiterbildung der Allgemeinchirurgie (AQ06), so kann diese Ärztin bei einer Wochenarbeitszeit von 40 Stunden insgesamt mit maximal 1 VK gezählt werden, sofern die gesamte Arbeitszeit in der unmittelbaren Patientenversorgung stattfindet. Wird die Arbeitszeit hälftig auf einer chirurgischen Fachabteilung und hälftig auf einer internistischen Fachabteilung erbracht, so ist sie jeweils mit 0,500 VK für diese Fachabteilungen anzugeben. Da keine relevante Zusatz-Weiterbildung vorliegt, wird unter „Zusatz-Weiterbildung“ ZF00 eingetragen.

Beispiel 2: abgeschlossene Facharzt-Weiterbildung mit Zusatz-Weiterbildung:
Ein Arzt hat eine abgeschlossene Facharzt-Weiterbildung der Inneren Medizin (AQ23) und eine Zusatz-Weiterbildung der Intensivmedizin (ZF15): Sofern der Arzt auf einer intensivmedizinischen Fachabteilung eingesetzt wird, sind beide Bezeichnungen anzugeben (Spalte „Facharztbezeichnung“: AQ23; Spalte „Zusatz-Weiterbildung“: ZF15).

Sofern der Arzt auf einer nicht intensivmedizinischen Fachabteilung eingesetzt wird, so ist nur das ausgeübte Fachgebiet, in diesem Fall mit der Facharztbezeichnung für Innere Medizin (AQ23), in der Spalte „Facharztbezeichnung“ anzugeben.

Befindet sich der Arzt in diesem Beispiel zudem im Erfassungszeitraum in einer Zusatz-Weiterbildung oder einer Weiterbildung zu einem weiteren Facharzt, so ist dies nicht anzugeben.

2.11    Wie ist ärztliches Personal anzugeben, das sich in Weiterbildung befindet?
Unter dem „Merkmal Facharzt-Weiterbildung“ mit dem Eintrag „1“ sind nur Facharzt-Weiterbildungen (AQ…) von ärztlichem Personal anzugeben, das aktuell noch keine Facharztweiterbildung abgeschlossen hat. Zusatz-Weiterbildungen (ZF…), die im Erfassungszeitraum durch ärztliches Personal durchgeführt werden, sind nicht anzugeben.
Für ärztliches Personal in Weiterbildung (Datenfeld „Merkmal Facharzt-Weiterbildung“ = 1), für das das Weiterbildungsgebiet nicht angegeben werden kann, ist der Eintrag ‚AQ00‘ zu verwenden. Für Angaben zu ärztlichem Personal mit abgeschlossener Facharztweiterbildung (Datenfeld „Merkmal Facharzt-Weiterbildung“ = 0) kann der Eintrag ‚AQ00‘ hingegen nicht verwendet werden. Bei ärztlichem Personal in Weiterbildung (Datenfeld „Merkmal Facharzt-Weiterbildung“ = Wert ‚1‘) ist der Eintrag ‚ZF00‘ zu verwenden.

2.12    Wie werden Facharztbezeichnungen angegeben, wenn die beim Arzt vorliegende Bezeichnung nicht in der Liste der Datensatzbeschreibung zu finden ist?
Von der in der Datensatzbeschreibung abweichende Facharztbezeichnungen/Qualifikationen (insbesondere ältere Facharztbezeichnungen) sind sinngemäß zuzuordnen.

2.13    Wie sind Belegärzte und Belegärztinnen anzugeben?
Belegärzte und -ärztinnen sind ebenfalls als Vollkräfte (VK) anzugeben. Die Berechnung der Vollkräfte (VK) in den Datenfeldern „Ärztliches Personal (insgesamt)“, „Ärztliches Personal (unmittelbare Patientenversorgung)“ und „Belegärzte“ orientiert sich an den Vorgaben der Krankenhausstatistik. Um eine Vergleichbarkeit der Zahlen zu erreichen, wird von einer genormten Wochenarbeitszeit von 40,0 Stunden ausgegangen. Bei Belegärzten ist die am Standort erbrachte Beschäftigungszeit als Grundlage zur Berechnung der VK heranzuziehen. Auch hier wird von einer genormten Wochenarbeitszeit von 40,0 Stunden ausgegangen (40,0 Stunden entspricht 1,000 VK).

Beispiel: eine Beleg-Ärztin mit der Facharztbezeichnung Hals-Nasen-Ohrenheilkunde (AQ18) wird mit 10,0 Wochenstunden in der Belegabteilung BA2600 „Hals-Nasen-Ohrenheilkunde“ eingesetzt:

2.14 Wird Arztpersonal aus dem Entgeltbereich PSY angegeben?
Arztpersonal aus dem Entgeltbereich PSY ist in den Dateien Arztqualifikation_Standort und Arztpersonal nicht anzugeben.

3. Technisches

3.1 Wie sind die Daten an das InEK zu übermitteln?
Die Übermittlung der verschlüsselten Daten nach § 21 Absatz 7 KHEntgG erfolgt ausschließlich auf elektronischem Weg (in gleicher Weise wie die „reguläre“ Ganzjahres-Datenlieferung nach § 21 Abs. 1 KHEntgG). Die Daten sind verschlüsselt über die Dropbox innerhalb des InEK-Datenportals zu übermitteln. Vor der Nutzung des Datenportals ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Außerdem muss eine Berechtigung für die Dropbox-Funktion vorliegen (über „Basisfunktionen“ – „Stammdatenpflege“ – „Funktionen“ oder Rechte von einem Funktionsbeauftragtem erhalten). Die Daten sind mit Hilfe des PGP (Pretty Good Privacy) Verfahrens zu verschlüsseln (siehe https://www.g-drg.de/Das_Institut/Verschluesselung). Alternativ können die Daten mit Hilfe des InEK DatenDienst verschlüsselt und übermittelt werden. Achten Sie bitte darauf, die aktuellste Version des InEK DatenDienstes zu nutzen. Die Dateien sind im CSV-Format zu übermitteln.

3.2 Sind Datenlieferungen per E-Mail möglich?
Datenlieferungen sind aus Sicherheitsgründen nicht per E-Mail möglich. Nutzen Sie bitte ausschließlich das Dropbox-Verfahren im InEK-Datenportal (daten.inek.org) oder den InEK-Datendienst (https://www.g-drg.de/datenlieferung-gem.-21-khentgg/inek-datendienst).

3.3 Wie kann ich das Passwort zur Anmeldung im InEK-Datenportal ändern? Ich habe das Passwort vergessen, was ist zu tun?
Wie im Handbuch zum InEK-Datenportal beschrieben, fordern Sie als registrierter Anwender ein neues Passwort an, indem Sie auf der Anmeldeseite (daten.inek.org) auf den Link „Als registrierter Anwender können Sie ein neues Kennwort anfordern.“ klicken. Nach der Passworteingabe erhalten Sie eine Mail zur Aktivierung des neuen Passwortes.

3.4 Warum lässt sich der InEK-DatenDienst nicht starten?
Das Programm InEK-DatenDienst benötigt einige Voraussetzungen. Es muss eine Java-Version größer Version 8 installiert sein.
Falls in Ihrem Haus ein Proxy-Server installiert ist, muss diesem die Adresse „daten.inek.org“ bekannt gemacht werden, damit der Zugriff auf den InEK-DatenDienst nicht abgelehnt wird.
Bei sonstigen Fehlermeldungen im InEK Datendienst besteht die Möglichkeit die verschlüsselten Daten über das Dropbox-Verfahren im InEK Datenportal an uns zu übermitteln.