Zur Umsetzung der Vorgaben des § 6a Abs. 3 Sätze 4 und 7 KHEntgG im Rahmen der Vereinbarung eines Pflegebudgets wurden Informationen zum Ablauf und zu Art und Umfang der Datenlieferungen auf der Internetseite des InEK ( www.g-drg.de/Pflegebudget_2023) veröffentlicht.

(Stand: 09.10.2023)

Übersicht:

Informationen für Krankenkassen

3. Vorlage der Daten der Krankenhäuser durch die Krankenkassen

4. Technische Fragen (Lieferung durch Krankenkassen)

Informationen für Krankenkassen

3. Vorlage der Daten der Krankenhäuser durch die Krankenkassen

FAQ 3.1: Wo finde ich die „ Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 09.10.2023“?

Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 09.10.2023 (Übermittlung der Daten durch die Krankenkassen):

FAQ 3.2: Was muss von den Krankenkassen übermittelt werden?

Es sind die Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG zu übermitteln. Diese enthalten:

1. die vom Krankenhausträger vorgelegten Ist-Daten des abgelaufenen Jahres,
2. die vom Krankenhausträger vorgelegten Ist-Daten des laufenden Jahres,
3. die vom Krankenhausträger vorgelegten Forderungsdaten für den Vereinbarungszeitraum,
4. die vom Krankenhausträger vorgelegten Daten und Nachweise für das Jahr 2018, sofern diese nach der Vereinbarung nach § 17b Absatz 4 Satz 2 KHG für die Zuordnung von Kosten von Pflegepersonal zugrunde zu legen sind,
5. die Dokumentation der Vertragsparteien nach § 11 Absatz 1 KHEntgG des vereinbarten Pflegebudgets einschließlich der jahresdurchschnittlichen Stellenbesetzung der Pflegevollkräfte, gegliedert nach Berufsbezeichnungen; aus der Dokumentation müssen die Höhe des Pflegebudgets sowie die wesentlichen Rechengrößen zur Herleitung der vereinbarten, im Pflegebudget zu berücksichtigenden Kosten und der Höhe des Pflegebudgets hervorgehen.

Außerdem ist das Vereinbarungsdatum des Pflegebudgets zu übermitteln.

FAQ 3.3: Welche Vorgaben sind bei der Übermittlung der Daten zu beachten?

Für die zu übermittelnden Daten sind, gem. Anlage 1 der Festlegungen, folgende Vorgaben einzuhalten:

1. Für die Vorlage der Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG sind die Vorgaben der für das jeweilige Vereinbarungsjahr gültigen Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG zu beachten.
2. Die Daten sind in einem Standard-MS Excel-Format zu übermitteln.
3. Jedes Dokument darf nur die Daten für ein Institutionskennzeichen enthalten.
4. Der Dateiname jedes Dokuments hat mit dem 9-stelligen IK des Krankenhauses zu beginnen und das Budgetjahr zu enthalten (Bsp. für einen Dateinamen: „261234567_Pflegebudget_2023_Testkrankenhaus.xlsx“).
5. Die Benennung der einzelnen Tabellenblätter sowie die Spaltenüberschriften innerhalb dieser Tabellenblätter haben sich an die Vorgaben der Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG zu halten.
6. Aus den Angaben in den Tabellenblättern hat das Datenjahr der angegebenen Daten hervorzugehen.
7. Das Datum der Vereinbarung ist dem Tabellenblatt „4.0 Anmerkungen“ an der dafür vorgesehenen Stelle zu vermerken.
8. Beim Eintrag von Kosten bzw. Vollkräften geht das InEK davon aus, dass auch ein korrespondierender Wert bei Vollkräften bzw. Kosten angegeben wird, sofern die Anlagen der Vereinbarung nach § 9 Abs. 1 Nr. 8 KHEntgG die Angabe eines solchen Wertes vorsehen. Ist dies nicht der Fall, werden die Daten vom InEK als objektiv falsch bzw. nicht vollständig bewertet.
9. In den Anlagen vorgesehene Summen und Zwischensummen sind vollständig einzutragen und korrekt zu bilden. Ist dies nicht der Fall, werden die Daten vom InEK als nicht vollständig bzw. objektiv falsch bewertet.
10. Leere Zellen werden mit dem Wert „0“ gewertet.
11. In den Daten werden Angaben von #BEZUG- und #Wert-Fehlern als objektiv falsch bewertet.
12. Anmerkungen zu den Vereinbarungsunterlagen können nur dann berücksichtigt werden, wenn diese auf dem dafür vorgesehenen Tabellenblatt „4.0 Anmerkungen“ an entsprechender Stelle eingetragen sind.

FAQ 3.4: Welche Fristen gelten für die Übersendung der Pflegebudgetdaten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG an das InEK? Ist es möglich eine Fristverlängerung zu beantragen?

Die Krankenkassen, die Vertragsparteien nach § 11 KHEntgG sind, übermitteln dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus unverzüglich nach der Vereinbarung des Pflegebudgets die Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG sowie das Vereinbarungsdatum des Pflegebudgets elektronisch. Unverzüglich bedeutet, dass die Daten gem. § 1 Abs. 1 der aktuell gültigen Festlegungen innerhalb von 4 Wochen nach Vereinbarung des Pflegebudgets vorzulegen sind. Als Vereinbarungsdatum gilt die letzte Unterschrift unter der Vereinbarung des Pflegebudgets.

FAQ 3.5: Sind Sanktionen zu erwarten, wenn die Krankenkassen, die Vertragsparteien nach § 11 KHEntgG sind, dem InEK die Daten nicht fristgerecht vorlegen?

Die Krankenkassen, die Vertragsparteien nach § 11 KHEntgG sind, übermitteln dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus unverzüglich nach der Vereinbarung des Pflegebudgets die Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG sowie das Vereinbarungsdatum des Pflegebudgets elektronisch. Unverzüglich bedeutet, dass die Daten gem. § 1 Abs. 1 der „Festlegungen gemäß § 6a Abs. 3 Satz 7 KHEntgG im Benehmen mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen vom 09.10.2023“ innerhalb von 4 Wochen nach Vereinbarung des Pflegebudgets vorzulegen sind. Als Vereinbarungsdatum gilt die letzte Unterschrift unter der Vereinbarung des Pflegebudgets.

Für Krankenkassen, die Vertragsparteien nach § 11 KHEntgG sind, die die Daten im Sinne der Festlegungen nicht oder nicht fristgerecht übermitteln, werden die folgenden Maßnahmen festgelegt:

a)      Für jeden Verweildauertag eines Krankenhausfalls im Entgeltbereich nach § 17b KHG des Vereinbarungsjahres entsteht ein Abschlag in Höhe von 1 Euro. Der Abschlag beträgt mindestens 20.000 Euro und höchstens 400.000 Euro.

b)      Der sich nach Buchstabe a) ergebende Betrag wird auf die Krankenkassen nach § 3 Absatz 1 der Festlegungen  entsprechend ihres Belegungsanteils aufgeteilt. Der Belegungsanteil ergibt sich aus der Datenlieferung nach § 21 Absatz 1 KHEntgG für den Vereinbarungszeitraum. Liegen diese Daten noch nicht vor, sind die Daten des dem Vereinbarungszeitraum vorangehenden Jahres zu nutzen.

FAQ 3.6: Wir haben die geforderten Daten bereits übermittelt, möchten diese aber korrigieren. Was ist zu tun?

Innerhalb der Frist kann eine Neulieferung erfolgen, bei der die Lieferung im Gesamten, d.h. für ein Krankenhaus alle Dateien mit allen Tabellenblättern, noch einmal in einer neuen DropBox-Lieferung oder über den InEK-Datendienst (siehe auch FAQ 4.2) übermittelt wird.

Außerhalb der vorgegebenen Fristen sollten Sie uns vorab eine E-Mail mit dem Hinweis auf eine Neulieferung aufgrund von Datenkorrekturen schreiben. Auch hier ist bei einer Neulieferung die Lieferung im Gesamten notwendig.

FAQ 3.7: Wir haben als Krankenkasse aktualisierte Daten innerhalb einer Anlage (gem. Pflegebudgetverhandlungsvereinbarung) vorliegen, da die von den Krankenhausträgern vorgelegten Daten nach Vorlage nochmal geändert wurden. Welche Daten sind zu übermitteln?

Es ist der aktuellste Datenstand der Anlagen zu übermitteln (siehe auch FAQ 3.6).

FAQ 3.8: Wir möchten (1) gem. § 2 Abs. 2 der Festlegungen eine formlose Mitteilung machen, dass entsprechend notwendige Daten vom Krankenhausträger nicht vorgelegt wurden und deswegen nicht übermittelt werden können oder (2) bestimmte Sonderfälle innerhalb der Daten erläutern. Wie ist vorzugehen?

Eine solche Mitteilung kann über ein zusätzliches Tabellenblatt „Anmerkungen“ der Excel-Datei, welche die Krankenkassen in ihrer regulären Datenlieferung an uns übermitteln, erfolgen. Ab dem Vereinbarungsjahr 2023 ist zu diesem Zweck das Tabellenblatt „4.0 Anmerkungen“ in den Anlagen eingefügt.

4. Technische Fragen  (Lieferung durch Krankenkassen)

FAQ 4.1: Ich möchte als Ansprechpartner einer Krankenkasse die Daten für eine oder mehrere IK Daten liefern. Was muss ich tun?

Sie müssen sich zunächst einmalig im InEK-Datenportal registrieren (siehe auch Anwenderhandbuch Kapitel 2.4).

Anschließend ist im InEK-Datenportal unter Basisfunktionen > Stammdatenpflege im Reiter „Funktionen“ die Funktion DropBox hinzuzufügen. Dazu finden Sie unter der Überschrift „Verfügbare Funktionen“ die Funktion DropBox („+ Beantragen“ klicken und anschließend „Speichern“) (siehe auch Anwenderhandbuch Kapitel 3.1.3).

Nach Freischaltung der Funktion durch das InEK werden Sie per E-Mail informiert. Daraufhin steht nach erneuter Anmeldung im InEK-Datenportal unter dem Reiter „Basisfunktionen“ der Menüpunkt „DropBox-Verfahren“ zur Verfügung.

Die Daten nach § 6a Abs. 3 Satz 2 KHEntgG und die Dokumentation nach § 6a Abs. 3 Satz 3 KHEntgG sowie das Vereinbarungsdatum des Pflegebudgets für das jeweilige Krankenhaus sind verschlüsselt zu übermitteln.

Die Daten können über das DropBox-Verfahren oder den InEK-Datendienst übermittelt werden (siehe FAQ 4.2).

FAQ 4.2 Wie erfolgt die Übermittlung der Pflegebudget-Daten durch die Krankenkasse an das InEK?

Die Übermittlung erfolgt entweder über das DropBox-Verfahren im InEK-Datenportal ( https://daten.inek.org/DataPortal/) oder über den InEK-DatenDienst ( https://www.g-drg.de/Datenlieferung_gem._21_KHEntgG/InEK_DatenDienst). Dabei sind für beide Wege eine vorherige einmalige Registrierung im InEK-Datenportal und die dortige Freischaltung des DropBox-Verfahrens notwendig.

Detaillierte Informationen zur Übermittlung über das DropBox-Verfahren bzw. den InEK- DatenDienst finden Sie im folgenden Dokument:

FAQ 4.3: Wir haben die Daten an das InEK übermittelt und keine Bestätigungsmail erhalten. Was ist zu tun?

Setzen Sie sich bitte mit der Datenstelle des InEK in Verbindung (E-Mail: anfragen@datenstelle.de). Für eine schnellere Bearbeitung Ihrer Anfrage ist die Angabe Ihres Institutionskennzeichens der Krankenkasse hilfreich.

FAQ 4.4: Sind Datenlieferungen per E-Mail möglich?

Datenlieferungen sind aus Sicherheitsgründen nicht per E-Mail möglich. Nutzen Sie bitte für die Datenübermittlung das InEK-Datenportal daten.inek.org.

(*) Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für beiderlei Geschlecht.